KI-Schulung inhouse oder online? Formate im Vergleich.

Ob eine KI-Schulung inhouse, als offenes Seminar, live online oder als Selbstlernkurs stattfinden sollte, hängt vor allem davon ab, ob Ihr Team mit eigenen Abläufen und Daten üben soll, wie unterschiedlich das Vorwissen ist und wie viele Personen teilnehmen. Für ein Team, das konkrete Aufgaben mit ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot lösen will, ist ein Inhouse-Workshop mit eigenen Use-Cases meist das wirksamste Format; für Einzelne und für den Einstieg reichen oft offene Seminare oder Selbstlernangebote der Hersteller. Ein bestimmtes Format schreibt der EU AI Act nicht vor. Die FAQ der EU-Kommission zur KI-Kompetenz (Stand 20.10.2026) hält es aber für möglicherweise unwirksam, Beschäftigte nur Gebrauchsanweisungen lesen zu lassen. Dieser Vergleich zeigt Stand Oktober 2026, welches Format zu welchem Zweck passt, was ein Remote-Workshop technisch braucht und wie Förderregeln, Bildungszeit und Fernunterrichtsrecht die Wahl beeinflussen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Steuerstand zum unten angegebenen Datum allgemein wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.

Welche Formate für KI-Schulungen gibt es?

Die Begriffe sind nicht geschützt. Hinter „Online-Schulung“ kann ein Live-Workshop mit Trainer stecken oder eine Sammlung aufgezeichneter Videos. Für die Wahl zählen deshalb nicht die Etiketten, sondern drei Merkmale: synchron oder asynchron (live mit Trainer oder zeitversetzt), geschlossene oder offene Gruppe und die Frage, ob mit eigenen Daten und Werkzeugen geübt wird. Daraus ergeben sich sechs gängige Formate:

• Inhouse in Präsenz: geschlossene Gruppe aus einem Unternehmen, der Trainer kommt ins Haus, Inhalte und Übungen werden auf die eigenen Abläufe zugeschnitten.
• Inhouse remote: dieselbe geschlossene Gruppe, aber live per Videokonferenz. Geeignet für verteilte Teams oder mehrere Standorte.
• Offenes Seminar: feste Termine bei einem Bildungsträger, einer Kammer oder einem Trainer, Teilnehmende aus verschiedenen Unternehmen, in Präsenz oder live online.
• Online-Lehrgang: mehrwöchiger Kurs mit Videos, Aufgaben und teils Live-Terminen, häufig mit Abschlusszertifikat.
• Selbstlernkurs: E-Learning ohne Trainer, etwa die Lernangebote von Microsoft, OpenAI oder Anthropic.
• 1:1-Coaching: KI-Coaching in Einzelsitzungen, typischerweise für Geschäftsführung oder Schlüsselpersonen, vor Ort oder per Video.

In der Praxis werden Formate oft kombiniert: Selbstlernen zur Vorbereitung, ein Workshop zum Üben, kurze Live-Termine zur Nachbereitung. Wichtig ist, dass jede Stufe ein klares Ziel hat. Wer nur Videos verteilt und auf Eigeninitiative hofft, erreicht meist nur die ohnehin Interessierten.

Inhouse, offenes Seminar, online, Selbstlernen und Coaching im Vergleich.

Die Tabelle fasst zusammen, wofür sich welches Format eignet. Die Gruppengrößen sind Erfahrungswerte für Formate mit Übungen am eigenen Rechner, keine festen Regeln. Die Spalte zur Förderung bezieht sich beispielhaft auf das Programm „Fachkurse“ des ESF Plus in Baden-Württemberg (Merkblatt Stand April 2026, Kursbeginne ab 01.09.2026); andere Programme haben andere Regeln.

Für ein Unternehmen, das mehrere Abteilungen schulen will, ist selten ein einziges Format richtig. Häufig ist eine Staffelung sinnvoll: Grundlagen für alle, vertiefte Workshops für die Abteilungen mit den meisten Anwendungsfällen, Coaching für die Leitung. Wie sich daraus ein Lernpfad mit Rollen und Auffrischungen entwickeln lässt, beschreibt der Beitrag zum systematischen Aufbau von KI-Kompetenz im Team.

Wann lohnt sich eine KI-Schulung inhouse mit eigenen Use-Cases?

Inhouse lohnt sich in der Regel, sobald drei oder mehr Personen dieselben Werkzeuge für ähnliche Aufgaben nutzen sollen. Der Vorteil liegt weniger im Ort als im Inhalt: Geübt wird an den eigenen Angeboten, Kundenanfragen, Protokollen oder Auswertungen, mit den Konten und Einstellungen, die im Alltag tatsächlich zur Verfügung stehen. Fragen wie „Darf ich diese Kundendaten eingeben?“ oder „Welcher Tarif ist bei uns freigegeben?“ lassen sich nur im eigenen Rahmen sinnvoll beantworten. Ein offenes Seminar bleibt bei solchen Fragen zwangsläufig allgemein.

Damit ein Inhouse-Workshop mehr bringt als ein offenes Seminar, braucht er Vorbereitung auf beiden Seiten:

• Use-Cases sammeln: drei bis fünf konkrete, wiederkehrende Aufgaben pro Abteilung, idealerweise mit anonymisierten Beispieldokumenten.
• Konten klären: Geübt wird mit dienstlichen Konten in Business-Tarifen, nicht mit privaten Zugängen. Ob Eingaben zum Modelltraining genutzt werden, hängt vom Tarif und von Admin-Einstellungen ab; das prüft die IT vor dem Termin.
• Regeln festlegen: Welche Daten erlaubt sind, sollte vor dem Workshop feststehen, damit die Übungen die spätere Praxis abbilden.
• Betriebsrat einbinden: Bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen hat der Betriebsrat nach § 98 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht und kann unter bestimmten Voraussetzungen Teilnehmende vorschlagen.

Meine eigenen Formate folgen dieser Logik: ein KI-Impuls-Workshop (halber oder ganzer Tag, bis 12 Personen, in Präsenz oder remote), eine zwei- bis dreitägige KI-Einführung für KMU in-house und ein 1:1-Executive-Coaching mit 90 Minuten je Session, vor Ort oder per Video. Das ist ein Beispiel für eine Staffelung, kein Maßstab. Entscheidend ist bei jedem Anbieter, dass Agenda und Übungen auf Ihre Aufgaben zugeschnitten werden und nicht aus einem Standardfoliensatz bestehen.

Was leisten die Selbstlernangebote der Hersteller?

Die großen KI-Anbieter haben eigene Lernplattformen aufgebaut. Stand Oktober 2026 sind drei für Unternehmen besonders relevant:

• Microsoft Copilot Academy: Teil von Viva Learning und laut Microsoft für alle Microsoft-365-Nutzer zugänglich; Administratoren können den Zugang auf Nutzer mit Copilot-Lizenz beschränken. Die Academy ist standardmäßig aktiviert und in acht Sprachen verfügbar, darunter Deutsch. Wer sie duplizieren und mit eigenen Lernpfaden anpassen will, braucht eine Lizenz für Viva Learning oder Viva Suite.
• OpenAI Academy: Lernpfade wie „Apply AI at Work“ für Wissensarbeit, „Build with AI“ für Entwicklung, „Lead AI Adoption“ für Führungskräfte und „Teach and learn with AI“ für Bildung, dazu Live-Events mit Aufzeichnungen und Communities, unter anderem für kleine Unternehmen. Die Seite ist englischsprachig.
• Anthropic Academy: Kurse auf der Plattform Skilljar, darunter „Claude 101“, „Introduction to Claude Cowork“, „AI Fluency: Framework & Foundations“ und „AI Fluency for Small Businesses“, mit Abschlusszertifikaten. Auch hier ist die Oberfläche englischsprachig.

Diese Angebote eignen sich gut, um Grundbegriffe und Produktfunktionen zu vermitteln, bevor eine Gruppe gemeinsam übt, oder um nach einem Workshop neue Funktionen nachzuholen. Sie haben zwei Grenzen: Sie sind auf das jeweilige Produkt ausgerichtet und kennen weder Ihre Daten noch Ihre Regeln. Ein Vergleich verschiedener Werkzeuge oder eine Abwägung, was im eigenen Betrieb erlaubt ist, gehört nicht zu ihrem Auftrag.

Typisches Beispiel einer Kombination: Vor dem Workshop arbeiten alle Teilnehmenden einen kurzen Einstiegskurs der Plattform durch, die zum freigegebenen Werkzeug passt. Im Workshop wird dann nicht mehr erklärt, wo der Eingabeschlitz ist, sondern an eigenen Aufgaben geübt. Vier bis sechs Wochen später klärt ein kurzer Live-Termin, was im Alltag funktioniert hat und wo es hakt.

KI-Workshop remote: technische Voraussetzungen und Grenzen.

Ein Remote-Workshop funktioniert gut, wenn die Technik vorher geklärt ist. Scheitert sie, verliert die Gruppe die erste Stunde mit Anmeldeproblemen. Diese Punkte sollten vor dem Termin geprüft sein:

• Zugang zum KI-Werkzeug: Alle Teilnehmenden haben ein funktionierendes dienstliches Konto und haben sich mindestens einmal angemeldet. Bei Microsoft 365 Copilot oder Gemini in Google Workspace hängt der Funktionsumfang von Lizenz und Edition ab; was geübt werden soll, muss bei allen freigeschaltet sein.
• Netzwerk und Browser: Firmen-Firewalls, Proxys oder Browser-Richtlinien blockieren manchmal KI-Dienste, Erweiterungen oder Datei-Uploads. Ein kurzer Testlauf aus dem Firmennetz zeigt das rechtzeitig.
• Bildschirm: Ein zweiter Bildschirm erleichtert das Arbeiten erheblich: auf dem einen die Videokonferenz, auf dem anderen das KI-Werkzeug. Am Laptop allein wird viel hin- und hergeschaltet.
• Gruppenräume: Für Übungen in Kleingruppen müssen Breakout-Räume in der Konferenzsoftware freigeschaltet sein; je nach Plattform können nur der Organisator oder ausdrücklich dafür berechtigte Personen sie einrichten.
• Material: Übungsdokumente, anonymisierte Beispieldaten und Prompt-Vorlagen liegen vorab in einem gemeinsamen Ordner.
• Aufzeichnung: Ob aufgezeichnet wird, sollte vorher mit Datenschutz und Betriebsrat geklärt sein. Bei vertraulichen Übungen ist es oft besser, darauf zu verzichten.

Remote hat Grenzen, die sich nicht wegorganisieren lassen. Die Aufmerksamkeit lässt am Bildschirm schneller nach, deshalb sind mehrere kürzere Blöcke meist wirksamer als ein ganzer Tag am Stück. Der Trainer sieht nicht, wer gerade festhängt, und muss häufiger aktiv nachfragen. Informeller Austausch in Pausen fällt weitgehend weg. Für ein erstes Kennenlernen der Werkzeuge oder für kurze Vertiefungsmodule ist remote gut geeignet; für eine mehrtägige Einführung, bei der Prozesse gemeinsam neu gedacht werden, ist Präsenz in der Regel ergiebiger.

Förderung, Bildungszeit und FernUSG: was das Format beeinflusst.

Förder- und Rechtsregeln knüpfen oft am Format an, nicht am Inhalt. Drei Punkte sollten Sie vor der Buchung kennen:

Förderung: Das ESF-Plus-Programm „Fachkurse“ in Baden-Württemberg zahlt für Kursbeginne ab 01.09.2026 einen Zuschuss von 45 % der Kursgebühr für Kurse mit 8 bis 160 Unterrichtseinheiten. Gefördert werden nur überbetriebliche Kurse; Kurse, an denen ausschließlich Beschäftigte eines Unternehmens teilnehmen, sind ausgeschlossen. Präsenz, digitale Formate und Blended Learning sind förderfähig, aber nur mit realen Dozentinnen oder Dozenten während der kompletten Schulung. Individuelle Selbstlernphasen mit Online-Material zählen nicht zu den Unterrichtseinheiten. Den Antrag stellt der Weiterbildungsträger, nicht das Unternehmen. Welche weiteren Töpfe es gibt und warum eintägige Inhouse-Workshops meist leer ausgehen, zeigt der Überblick KI-Schulung fördern lassen.

Bildungszeit: Beschäftigte in Baden-Württemberg haben nach dem Bildungszeitgesetz Anspruch auf bis zu fünf Arbeitstage bezahlte Freistellung pro Jahr, allerdings nur für Veranstaltungen bei vom Regierungspräsidium Karlsruhe anerkannten Bildungseinrichtungen, die im Schnitt mindestens sechs Zeitstunden täglich umfassen. Einarbeitung und Maßnahmen, die überwiegend innerbetrieblichen Zwecken dienen, zählen laut IHK Heilbronn-Franken (Stand November 2025) nicht. Für einen Inhouse-Workshop spielt Bildungszeit deshalb in der Regel keine Rolle; für Beschäftigte, die ein offenes KI-Seminar bei einem anerkannten Träger besuchen wollen, kann sie relevant sein. Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten können den Anspruch ablehnen. Andere Bundesländer haben eigene Regeln.

Fernunterrichtsschutzgesetz (FernUSG): Der Bundesgerichtshof hat am 12.06.2025 (III ZR 109/24) entschieden, dass das Gesetz auch für Online-Programme zwischen Unternehmen gilt. Erfasst sind Angebote, bei denen asynchrone Inhalte überwiegen (auch aufgezeichnete Live-Termine zählen dazu) und eine Lernerfolgskontrolle möglich ist; schon die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Feedback zu erhalten, kann genügen. Fehlt die Zulassung der Staatlichen Zentralstelle für Fernunterricht (ZFU), ist der Vertrag nichtig, gezahlte Gebühren können grundsätzlich zurückgefordert werden. Ob reine Live-Formate erfasst sind, hat der BGH offen gelassen; die ZFU sieht reinen Echtzeit-Onlineunterricht nicht als Fernunterricht an. Für Käufer heißt das: Bei mehrwöchigen, überwiegend aufgezeichneten KI-Onlinekursen nach der ZFU-Zulassung fragen. Ein Referentenentwurf des BMBFSFJ (Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend) sieht vor, die Zulassungspflicht zum 01.07.2027 abzuschaffen und das FernUSG mit Ablauf des 30.06.2028 aufzuheben; beschlossen ist das nicht (Stand Oktober 2026). Bis zu einer Änderung gilt das FernUSG unverändert. Einzelfälle sollten Sie anwaltlich prüfen lassen.

Grenzen und Risiken: woran Schulungsformate scheitern.

Jedes Format hat typische Schwachstellen. Die meisten liegen nicht in der Methode, sondern in falschen Erwartungen:

• Nur lesen lassen: Ein Merkblatt oder ein Link auf die Hilfeseiten des Anbieters ist kein Training. Die FAQ der EU-Kommission nennt das ausdrücklich als möglicherweise unwirksam. Sie betont zugleich, dass es keine Einheitslösung und keine Pflichtschulungen gibt und unterschiedliche Niveaus je nach Vorwissen und eingesetztem System angemessen sein können.
• Einmal-Workshop ohne Transfer: Ein guter Tag verpufft, wenn danach niemand Zeit, Konten oder Ansprechpartner hat. Ein Folgetermin und konkrete Aufgaben für die ersten Wochen sind wichtiger als ein längerer Workshop.
• Falsche Gruppenzusammensetzung: Wer Einsteiger und erfahrene Nutzer gemeinsam schult, langweilt die einen und überfordert die anderen. Selbstlernkurse vorab können das Niveau angleichen, ersetzen aber keine sinnvolle Gruppeneinteilung.
• Offenes Seminar mit Firmendaten: In offenen Gruppen sollten keine vertraulichen Unterlagen bearbeitet werden. Dafür sind die Beispiele dort allgemeiner.
• Selbstlernen ohne Rahmen: Ohne feste Zeitfenster und Rückfragemöglichkeit brechen viele Teilnehmende ab. Herstellerkurse vermitteln zudem keine eigenen Regeln für den Umgang mit Daten.
• Coaching als Ersatz für Teamschulung: Eine gut informierte Geschäftsführung ist hilfreich, aber das Wissen kommt nicht automatisch im Team an.

Unabhängig vom Format lohnt eine schlichte Dokumentation. Ein Zertifikat ist laut Kommissions-FAQ nicht nötig; Organisationen können aber ein internes Verzeichnis der Schulungen und sonstigen Maßnahmen führen. Datum, Inhalte, Format, Dauer und Teilnehmende genügen in der Regel als Grundlage, um später nachvollziehen zu können, wer was gelernt hat.

Entscheidungshilfe: fünf Fragen vor der Buchung.

Mit diesen fünf Fragen lässt sich das passende Format in den meisten Fällen eingrenzen:

1. Soll mit eigenen Abläufen und Daten geübt werden? Wenn ja, ist ein Inhouse-Format in Präsenz oder remote die naheliegende Wahl. Wenn es zunächst um Grundverständnis geht, reichen offene Seminare oder Selbstlernkurse.
2. Wie viele Personen sollen teilnehmen und wo sitzen sie? Ein oder zwei Personen aus einem kleinen Betrieb sind in einem offenen Seminar oft gut aufgehoben. Ein ganzes Team spricht für inhouse, verteilte Standorte für remote oder eine Mischung.
3. Wie unterschiedlich ist das Vorwissen? Bei großen Unterschieden helfen getrennte Gruppen oder ein Selbstlernkurs vorab, damit der gemeinsame Termin für Übungen frei bleibt.
4. Welche Werkzeuge und Lizenzen sind freigegeben? Wer Microsoft 365 nutzt, kann die Copilot Academy als Vor- und Nachbereitung einplanen. Geübt werden sollte nur mit den Werkzeugen, die im Alltag erlaubt sind.
5. Spielen Förderung, Bildungszeit oder ein Zertifikat eine Rolle? Dann kommen eher offene Kurse bei antragsberechtigten oder anerkannten Trägern infrage. Bei längeren Onlinekursen gehört die Frage nach der ZFU-Zulassung dazu.

Als nächsten Schritt notieren Sie pro Abteilung drei bis fünf Aufgaben, bei denen KI helfen soll, und klären mit der IT, welche Konten und Tarife zur Verfügung stehen. Mit dieser Liste lassen sich Angebote verschiedener Anbieter vergleichen, und ein Trainer kann konkret sagen, welches Format und welche Dauer zu Ihrem Ziel passen.

Häufige Fragen.

Ist ein KI-Workshop online genauso wirksam wie in Präsenz?

Das hängt vom Ziel ab. Live-Workshops per Videokonferenz eignen sich gut für Einstieg, Werkzeugkunde und kurze Vertiefungsmodule, wenn Konten, Netzwerk und Übungsmaterial vorher geklärt sind. Für mehrtägige Einführungen, bei denen Abläufe gemeinsam überarbeitet werden, ist Präsenz in der Regel ergiebiger, weil Rückfragen und Austausch leichter fallen. Reine KI-Selbstlernkurse ohne Trainer vermitteln Grundlagen, ersetzen aber das Üben an eigenen Aufgaben nicht.

Reicht ein E-Learning für die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 AI Act?

Der AI Act schreibt kein Format vor. Seit dem Digital-Omnibus (in Kraft seit 27.07.2026) müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen; ein bestimmtes Niveau ist nicht mehr vorgeschrieben. Laut FAQ der EU-Kommission (Stand 20.10.2026) gibt es keine Pflichtschulungen, ein Zertifikat ist nicht nötig. Nur Gebrauchsanweisungen lesen zu lassen, kann aber unwirksam sein. Ein E-Learning kann Teil der Maßnahmen sein, wenn es zu System, Rolle und Vorwissen passt. Im Einzelfall rechtlich prüfen lassen.

Wie groß sollte eine Gruppe bei einem KI-Workshop remote sein?

Remote sollte die Gruppe kleiner sein als in Präsenz, weil am Bildschirm schwerer zu erkennen ist, wer gerade festhängt. Als Erfahrungswert haben sich etwa sechs bis zehn Personen bewährt, wenn alle am eigenen Bildschirm üben. Für Übungen in Kleingruppen sollten Breakout-Räume vorab freigeschaltet sein. Marcels KI-Impuls-Workshop ist in Präsenz wie remote auf bis zu zwölf Personen ausgelegt.

Braucht ein KI-Onlinekurs eine ZFU-Zulassung?

Möglicherweise. Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 12.06.2025 (III ZR 109/24) fallen Online-Programme mit überwiegend asynchronen Inhalten und einer Möglichkeit zur Lernerfolgskontrolle unter das Fernunterrichtsschutzgesetz, auch zwischen Unternehmen. Ohne Zulassung der ZFU ist der Vertrag nichtig. Ob reine Live-Formate erfasst sind, ist offen; die ZFU sieht reinen Echtzeit-Unterricht nicht als Fernunterricht an. Käufer sollten bei längeren Kursen nach der Zulassungsnummer fragen.

Quellen und Stand.

• AI Literacy – Questions & Answers (last update 20.10.2026) — Europäische Kommission
• Merkblatt Förderprogramm Fachkurse, Kursbeginne ab September 2026 (Stand April 2026) — ESF Plus Baden-Württemberg
• Microsoft Copilot Academy — Microsoft Learn
• OpenAI Academy — OpenAI
• Anthropic Academy — Anthropic (Skilljar)
• Federal Court of Justice clarifies scope of Distance Learning Protection Act for digital learning offerings — Noerr
• Bildungszeitgesetz Baden-Württemberg — IHK Heilbronn-Franken
• Referentenentwurf: Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Fernunterrichts (Bearbeitungsstand 05.10.2026) — BMBFSFJ

Stand: 22. Oktober 2026. Produkte, Funktionen und Preise ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter und Behörden.

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