KI-Berater finden Auswahlkriterien und Warnsignale.

Einen seriösen KI-Berater oder KI-Trainer erkennen Sie an nachprüfbarer Praxis, einem Angebot mit konkreten Ergebnissen und klaren Regeln für Daten im Workshop, nicht an Zertifikaten oder großen Versprechen. Wer mit einem „Pflichtzertifikat nach AI Act“ oder pauschalen Effizienzgewinnen wirbt, verdient Skepsis: Die EU-Kommission verlangt für die KI-Kompetenzpflicht ausdrücklich kein Zertifikat. Der Bedarf ist groß. Laut Bitkom (14.09.2026) schätzen 66 % der befragten Unternehmen ab 20 Beschäftigten die KI-Kompetenz ihrer Belegschaft als gering ein, 25 % schulen ihre Beschäftigten gar nicht. Entsprechend viele Anbieter sind auf dem Markt, mit sehr unterschiedlicher Qualität. Dieser Artikel ist eine praktische Checkliste für Unternehmen und Privatleute, Stand Oktober 2026: Er grenzt Beratung, Schulung und Umsetzung voneinander ab, zeigt Warnsignale, erklärt die Bedingungen der BAFA-Beratungsförderung und endet mit zehn Fragen für das Vorgespräch.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Steuerstand zum unten angegebenen Datum allgemein wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.

Was macht ein KI-Berater und was ein KI-Trainer?

Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Leistungen. Ein KI-Berater hilft bei Entscheidungen: Welche Aufgaben lohnen sich für KI, welche Werkzeuge passen, welche Regeln braucht das Unternehmen, was kostet der Betrieb? Ein KI-Trainer vermittelt Fähigkeiten: Beschäftigte lernen, mit Werkzeugen wie ChatGPT, Claude oder Copilot sicher und sinnvoll zu arbeiten. Dazu kommt als dritte Leistung die Umsetzung, also das Einrichten, Programmieren oder Automatisieren konkreter Abläufe.

Viele Anbieter decken zwei oder alle drei Felder ab. Das ist kein Problem, solange im Angebot klar steht, welche Leistung Sie gerade kaufen. Wer eine Beratung bestellt und eine Produktvorführung bekommt, hat genauso wenig gewonnen wie ein Team, das nach einem Schulungstag ohne Werkzeugzugang zurück an den Schreibtisch geht.

Für Privatleute gilt dieselbe Unterscheidung im Kleinen: Ein Einzelcoaching zu KI-Werkzeugen ist Schulung, die Frage „Welches Abo brauche ich überhaupt?“ ist Beratung. Formate für Teams beschreiben die Artikel zur ChatGPT-Schulung für Mitarbeiter und zum systematischen Kompetenzaufbau im Team ausführlicher.

Woran erkennen Sie Praxiserfahrung?

Titel und Zertifikate sagen über KI-Kompetenz wenig aus, denn hinter der Bezeichnung „KI-Berater“ stehen sehr unterschiedliche Werdegänge, und Zertifikate unterscheiden sich stark in Umfang und Anspruch. Belastbarer ist, was jemand zeigen kann. Seriöse Anbieter führen ihre Arbeitsweise live vor, auch mit den Stellen, an denen ein Werkzeug versagt. Wer nur Folien mit Erfolgskurven zeigt, aber keine einzige Anfrage vor Ihren Augen ausführt, bleibt den Nachweis schuldig.

Achten Sie im Vorgespräch auf diese Punkte:

• Konkrete Beispiele: Der Anbieter beschreibt nachvollziehbar, welche Abläufe er bereits mit KI umgesetzt oder geschult hat, mit Branche, Ausgangslage und Ergebnis, notfalls anonymisiert.
• Werkzeugneutralität: Er kann mehrere Anbieter vergleichen und begründet, warum für Ihren Fall eines passt. Provisionen oder Partnerschaften mit Softwareherstellern legt er offen.
• Aktueller Stand: Er weiß, was sich in den letzten Monaten bei den großen Werkzeugen geändert hat, und sagt dazu, wenn er etwas nicht weiß.
• Grenzen benennen: Er rät auch von KI ab, wenn eine Aufgabe besser mit einer Tabelle, einer klassischen Software oder gar nicht automatisiert gelöst wird.
• Referenzen: Auf Nachfrage nennt er Ansprechpartner, mit denen Sie sprechen können, statt nur Logos auf der Website.

Ein weiteres Indiz ist die Vorbereitung. Wer Ihr Team schulen will, sollte vorab fragen, welche Werkzeuge und Lizenzen Sie haben, welche Aufgaben die Teilnehmenden täglich erledigen und welche Regeln bereits gelten. Ein Standardvortrag ohne diese Fragen passt selten auf Ihre Lage.

Was in ein gutes Angebot gehört: Ziele, Ergebnisse, Nachbereitung.

Ein Angebot sollte so konkret sein, dass Sie nach dem Termin prüfen können, ob die Leistung erbracht wurde. Vage Formulierungen wie „KI-Potenziale heben“ oder „Transformation begleiten“ reichen dafür nicht. Diese Bestandteile gehören hinein:

1. Ziel und Zielgruppe: Wer nimmt teil, mit welchem Vorwissen, und was sollen diese Personen danach können oder entscheiden?
2. Ergebnisse als greifbare Dinge: zum Beispiel eine priorisierte Liste von Anwendungsfällen, ein Entwurf für Nutzungsregeln, eine Sammlung geprüfter Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, ein Protokoll.
3. Vorbereitung: Vorgespräch, Abfrage der Werkzeuge und Aufgaben, Abstimmung der Übungsdaten.
4. Nachbereitung: Unterlagen, Ansprechbarkeit für Rückfragen, eventuell ein kurzer Folgetermin nach einigen Wochen.
5. Rechte an Materialien: Dürfen Sie Unterlagen, Vorlagen und Prompts intern weiterverwenden und anpassen?
6. Datenregeln: Mit welchen Daten wird geübt, wessen Zugänge werden genutzt, was wird aufgezeichnet?
7. Preis und Leistungsumfang: Was ist enthalten, was kostet extra, etwa Reisekosten, Softwarelizenzen oder Zusatztermine?

Bei den Kosten lohnt der Blick auf die Preislogik statt auf eine einzelne Zahl. Üblich sind Tagessätze, Pakete mit festem Umfang (etwa Vorgespräch, Workshop, Nachbereitung) und Festpreise für klar abgegrenzte Ergebnisse. Bei Umsetzungsprojekten kommen oft Aufwandsabrechnung oder ein Festpreis je Baustein hinzu. Den Preis treiben vor allem Vorbereitungsaufwand, Anpassung an Ihre eigenen Aufgaben, Gruppengröße und Nachbetreuung. Ein günstiger Tagessatz ohne Vorbereitung kann am Ende teurer sein als ein Paket, nach dem Ihr Team tatsächlich anders arbeitet.

Bei einer Mischung aus Beratung, Schulung und Umsetzung sollte jede Leistung einzeln ausgewiesen sein. So erkennen Sie, ob Sie gerade eine Entscheidung bezahlen oder bereits die Software, die daraus folgt.

Warnsignale: Pflichtzertifikate, Pauschalversprechen, Lock-in.

Seit Art. 4 des EU AI Act (KI-Verordnung) Unternehmen verpflichtet, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern, werben manche Anbieter mit Angst vor Bußgeldern. Die EU-Kommission stellt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz (aktualisiert am 27.07.2026) klar: Ein Zertifikat ist nicht nötig, Unternehmen können ein internes Verzeichnis der Schulungen und sonstigen Maßnahmen führen. Seit dem Digital-Omnibus (VO (EU) 2026/1744) ist zudem kein bestimmtes Kompetenzniveau mehr vorgeschrieben. Seit 02.08.2026 überwachen nationale Marktüberwachungsbehörden die Einhaltung, Sanktionen müssen laut Kommission verhältnismäßig sein und den Einzelfall berücksichtigen. Ein Teilnahmenachweis kann für Ihre Dokumentation nützlich sein. Ein „Pflichtzertifikat“ gibt es aber nicht.

Lock-in bedeutet, dass Sie nach der Beauftragung nur schwer wieder unabhängig werden. Das passiert etwa, wenn Automatisierungen auf einem Konto des Anbieters laufen, Zugangsdaten nicht übergeben werden oder niemand im Haus versteht, wie ein Ablauf funktioniert. Verlangen Sie deshalb, dass Konten auf Ihr Unternehmen laufen, Dokumentation übergeben wird und eine Person bei Ihnen die Grundlagen beherrscht. Wie Sie Abhängigkeiten von Softwareanbietern insgesamt steuern, gehört in ein eigenes Lieferantenmanagement.

Datenschutz im Workshop: mit welchen Daten geübt wird.

Workshops sind am wirksamsten, wenn an echten Aufgaben geübt wird. Genau dort entsteht das Risiko: Teilnehmende kopieren Kundenmails, Verträge oder Personaldaten in ein Werkzeug, dessen Einstellungen niemand geprüft hat. Klären Sie deshalb vorab, mit welchen Daten gearbeitet wird. Gute Anbieter fragen selbst danach und bringen Beispielmaterial mit.

• Übungsdaten: erfundene oder anonymisierte Beispiele, die Ihren echten Aufgaben ähneln, aber keine Personen oder Geschäftsgeheimnisse enthalten.
• Zugänge: Wenn mit echten Firmendaten geübt werden soll, dann über dienstliche Konten Ihres Unternehmens, deren Einstellungen Sie kennen. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ (Mai 2024) betriebliche Accounts und Einstellungen, bei denen Eingaben nicht für das Training der Modelle verwendet werden.
• Konten des Anbieters: Übt Ihr Team auf Zugängen des Trainers, landen Eingaben bei ihm bzw. bei seinem Softwareanbieter. Dann braucht es klare Absprachen, im Zweifel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Aufzeichnungen: Wird der Workshop aufgezeichnet, sollten Teilnehmende das vorher wissen, und es sollte geregelt sein, wer die Aufnahme speichert.
• Beteiligte: Datenschutzbeauftragte und, wo vorhanden, der Betriebsrat sollten wissen, welche Werkzeuge im Workshop eingesetzt werden.

Ein Anbieter, der auf die Frage nach Übungsdaten keine Antwort hat, ist für Firmenworkshops nicht vorbereitet. Für Privatleute gilt die einfache Regel: keine Daten Dritter und keine sensiblen eigenen Daten wie Gesundheits- oder Kontoinformationen in Übungen verwenden, solange die Einstellungen des Werkzeugs nicht geprüft sind.

BAFA-Förderung: Wann ist eine KI-Beratung förderfähig?

Für kleine und mittlere Unternehmen ist die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen eine naheliegende Zuschussmöglichkeit. Sie hat klare Bedingungen, die Sie vor der Beauftragung prüfen sollten, nicht danach. Laut Förderrichtlinie gilt:

• Der Berater muss beim BAFA registriert sein. Voraussetzung dafür sind unter anderem eine selbstständige Beratungstätigkeit als überwiegender Geschäftszweck (mehr als 50 % des Gesamtumsatzes aus entgeltlicher Unternehmensberatung), die nötigen Fähigkeiten und ein geeignetes Instrument zur Qualitätssicherung.
• Die Beratung darf erst nach Erhalt des Informationsschreibens beginnen. Wer vorher beginnt, erhält keine Förderung. Als Beginn zählt bereits der Abschluss des Beratungsvertrags.
• Gefördert wird eine konzeptionelle Einzelberatung mit schriftlichem Beratungsbericht. Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen werden nicht gefördert.
• Die Beratung muss neutral sein: Geht es um den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen, die der Berater selbst vertreibt, ist sie nicht förderfähig.
• Förderfähig sind höchstens 3.500 € Beratungskosten, der Zuschuss beträgt in den alten Bundesländern 50 % (maximal 1.750 €), in den neuen Bundesländern 80 % (maximal 2.800 €). Berlin und die Region Leipzig zählen dabei zu den alten, die Regionen Lüneburg und Trier zu den neuen Bundesländern. Die Richtlinie gilt längstens für Anträge, die bis 31.12.2026 gestellt werden.

Daraus folgt: Ein klassischer KI-Workshop für das Team fällt nicht unter diese Förderung, eine individuelle Strategieberatung kann es, wenn Berater und Ablauf die Bedingungen erfüllen. Fragen Sie den Anbieter direkt, ob er registriert ist, und lassen Sie sich das bestätigen. Für Privatleute kommt dieses Programm nicht in Frage. Für Weiterbildung gibt es eigene Förderprogramme mit anderen Bedingungen, die Sie vor der Buchung direkt beim jeweiligen Programm prüfen sollten.

Grenzen: Was eine Checkliste nicht leisten kann.

Keine Auswahlliste garantiert ein gutes Ergebnis. Referenzen lassen sich nur begrenzt überprüfen, Live-Vorführungen zeigen den besten Fall, und ein überzeugendes Vorgespräch sagt noch nichts darüber, wie gut jemand eine Gruppe mit sehr unterschiedlichem Vorwissen anleitet. Planen Sie deshalb lieber einen kleineren ersten Auftrag mit klarem Ergebnis, bevor Sie ein mehrmonatiges Programm vergeben.

Auch auf Ihrer Seite gibt es Grenzen. Ohne Zugang zu Werkzeugen, ohne freigegebene Zeit zum Üben und ohne eine Person, die das Thema intern weiterträgt, verpufft auch eine gute Schulung. In der eingangs genannten Bitkom-Umfrage schulen 70 % der befragten Unternehmen ihre Beschäftigten inzwischen zu KI, und trotzdem hält eine Mehrheit die KI-Kompetenz der Belegschaft für gering. Schulung allein reicht offenbar nicht, Anwendung im Alltag gehört dazu.

Schließlich ersetzt ein KI-Berater keine Rechts- oder Steuerberatung. Er kann Pflichten aus dem AI Act oder der DSGVO einordnen und auf typische Fehler hinweisen. Verbindliche Aussagen für Ihren Einzelfall gehören zu einer Anwältin, einem Anwalt oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Ein Anbieter, der das klar sagt, ist in der Regel vertrauenswürdiger als einer, der „rechtssichere“ Lösungen verspricht.

Zehn Fragen für das Vorgespräch und die nächsten Schritte.

Bevor Sie Angebote einholen, notieren Sie in wenigen Sätzen, was nach der Beauftragung anders sein soll: eine Entscheidung, eine Fähigkeit im Team oder ein laufender Ablauf. Mit dieser Notiz und den folgenden Fragen lassen sich Anbieter gut vergleichen:

1. Welche vergleichbaren Aufgaben haben Sie bereits umgesetzt oder geschult, und was war das Ergebnis?
2. Ist Ihr Angebot Beratung, Schulung oder Umsetzung, und wie ist das im Angebot getrennt?
3. Welche Werkzeuge empfehlen Sie für uns, und erhalten Sie von einem Hersteller Provisionen?
4. Was bekommen wir am Ende konkret in die Hand?
5. Mit welchen Daten und über welche Zugänge üben die Teilnehmenden?
6. Wie bereiten Sie sich auf unsere Abläufe vor, und was brauchen Sie dafür von uns?
7. Wie sieht die Nachbereitung aus, und wie lange sind Sie für Rückfragen erreichbar?
8. Dürfen wir Unterlagen und Vorlagen intern weiterverwenden und anpassen?
9. Wie helfen Sie uns, die Maßnahmen nach Art. 4 AI Act intern zu dokumentieren?
10. Falls Förderung geplant ist: Sind Sie beim BAFA registriert, und passt das Format zu den Förderbedingungen?

Holen Sie zwei bis drei Angebote ein und vergleichen Sie die Antworten schriftlich. Vereinbaren Sie mit dem ausgewählten Anbieter einen überschaubaren Start, etwa ein Vorgespräch und einen Workshop für eine Abteilung, und legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg nach vier bis acht Wochen messen. Erst wenn das funktioniert, lohnt sich ein größeres Programm.

Häufige Fragen.

Brauche ich nach dem AI Act ein Zertifikat für KI-Schulungen?

Nein. Die EU-Kommission stellt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz (Stand 27.07.2026) klar, dass kein Zertifikat nötig ist. Unternehmen können ein internes Verzeichnis der Schulungen und sonstigen Maßnahmen führen. Teilnahmebestätigungen sind für diese Dokumentation nützlich, ein bestimmtes Zertifikat oder ein bestimmter Anbieter ist aber nicht vorgeschrieben. Angebote, die ein „Pflichtzertifikat“ versprechen, sollten Sie kritisch prüfen.

Was kostet ein KI-Berater?

Feste Marktpreise gibt es nicht. Üblich sind Tagessätze, Pakete mit festem Umfang aus Vorgespräch, Workshop und Nachbereitung sowie Festpreise für klar abgegrenzte Ergebnisse. Den Preis bestimmen vor allem Vorbereitungsaufwand, Anpassung an Ihre Aufgaben, Gruppengröße und Nachbetreuung. Vergleichen Sie Angebote nach Leistungsumfang und Ergebnis, nicht nur nach dem Tagessatz, und achten Sie auf Zusatzkosten wie Reisen oder Softwarelizenzen.

Wird ein KI-Workshop vom BAFA gefördert?

Nach der BAFA-Richtlinie zur Förderung von Unternehmensberatungen für KMU nicht: Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen sind ausgeschlossen. Gefördert wird eine konzeptionelle Einzelberatung mit schriftlichem Bericht durch einen beim BAFA registrierten Berater. Die Beratung darf erst nach dem Informationsschreiben beginnen. Die Richtlinie gilt längstens für Anträge bis 31.12.2026.

Woran erkenne ich einen unseriösen KI-Trainer?

Typische Warnsignale sind Versprechen wie „30 % Zeitersparnis“ ohne Messmethode, Bußgeldszenarien als Hauptargument, ein angebliches Pflichtzertifikat, keine Fragen zu Ihren Abläufen vor dem Angebot und Materialien, die Sie nicht weiterverwenden dürfen. Seriöse Anbieter zeigen ihre Arbeit live, benennen Grenzen der Werkzeuge und klären vorab, mit welchen Daten geübt wird.

Mit welchen Daten sollte in einem KI-Workshop geübt werden?

Am besten mit erfundenen oder anonymisierten Beispielen, die Ihren echten Aufgaben ähneln. Soll mit Firmendaten gearbeitet werden, dann über dienstliche Konten Ihres Unternehmens, bei denen Eingaben nicht für das Modelltraining genutzt werden. Übt das Team auf Zugängen des Trainers, braucht es klare Absprachen, im Zweifel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Quellen und Stand.

• AI Literacy – Questions & Answers — Europäische Kommission
• Richtlinie über die Förderung von Unternehmensberatungen für KMU (Fassung 12.12.2024) — Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
• Förderung von Unternehmensberatungen für KMU — Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
• Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI (14.09.2026) — Bitkom
• Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (06.05.2024) — Datenschutzkonferenz (DSK)
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus KI) — EUR-Lex

Stand: 7. Oktober 2026. Produkte, Funktionen und Preise ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter und Behörden.

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