n8n, Make oder Zapier? KI-Automatisierung im Vergleich.

Für KI-Workflows in kleinen Unternehmen und bei Selbstständigen gilt Stand Oktober 2026 als Faustregel: n8n ist bei langen Workflows meist am günstigsten und lässt sich als einzige der drei Plattformen auch selbst betreiben, Make bietet den billigsten bezahlten Einstieg und Hosting in der EU, Zapier ist am schnellsten erlernt, speichert Daten aber in den USA. Der größte Unterschied liegt in der Abrechnung: n8n zählt ganze Workflow-Läufe, Make jede Modulaktion, Zapier jede erfolgreiche Aktion und KI-Agenten zusätzlich in einer eigenen Einheit. Wer das vorher nicht durchrechnet, wählt leicht die teurere Plattform. Dieser Vergleich ordnet Kosten, Datenstandort, Lizenzgrenzen und Agenten-Funktionen ein, zeigt, wie Sie vor kritischen Aktionen eine menschliche Freigabe einbauen, und wann Microsoft-365-Unternehmen besser bei Power Automate bleiben. Alle Preise stammen von den Herstellerseiten, abgerufen am 07.10.2026; sie ändern sich bei allen drei Anbietern regelmäßig.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Steuerstand zum unten angegebenen Datum allgemein wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.

Was unterscheidet n8n, Make und Zapier grundsätzlich?

Alle drei sind Automatisierungsplattformen: Ein Auslöser (Trigger), etwa eine neue E-Mail, ein Formulareintrag oder ein Zeitplan, startet eine Kette von Schritten, die Daten zwischen Anwendungen bewegen. Inzwischen gehören KI-Schritte und KI-Agenten dazu. Ein Agent ist ein Baustein, in dem ein Sprachmodell selbst entscheidet, welches Werkzeug es als Nächstes aufruft, statt einem fest verdrahteten Ablauf zu folgen.

Im Alltag unterscheiden sich die Plattformen weniger in dem, was sie können, als darin, wie sie abrechnen, wo sie Daten verarbeiten und wie viel Technik sie Ihnen abverlangen. n8n richtet sich an technisch versierte Anwender, erlaubt eigenen Code und den Betrieb auf eigenen Servern. Make arbeitet mit einem visuellen Editor für verzweigte „Szenarien“. Zapier setzt auf möglichst einfache, meist lineare „Zaps“ und einen großen App-Katalog. Wer n8n allein genauer kennenlernen will, findet Einstieg und Beispiele im Artikel Workflow-Automatisierung mit n8n.

Was kosten n8n, Make und Zapier im Vergleich?

n8n definiert eine Ausführung als einen Durchlauf des gesamten Workflows, unabhängig davon, wie viele Schritte er hat und wie viele Daten er verarbeitet. In der Cloud kostet Starter 20 € pro Monat für 2.500 Ausführungen, Pro 50 € für 10.000 (jeweils bei jährlicher Zahlung). Nutzer und aktive Workflows sind in allen Plänen unbegrenzt; Starter erlaubt fünf gleichzeitige Ausführungen. Der selbst gehostete Business-Plan kostet 667 € pro Monat für 40.000 Ausführungen und richtet sich an Teams, die SSO, Umgebungen oder Git-Versionierung brauchen. Die Kosten für das Sprachmodell zahlen Sie in der Regel getrennt beim Modellanbieter über einen eigenen API-Schlüssel.

Make zählt in Credits: Laut Preisseite kostet meist jede Modulaktion einen Credit, etwa das Anlegen einer Tabellenzeile oder das Abrufen einer E-Mail. Free enthält 1.000 Credits, Core, Pro und Teams kosten 9, 16 und 29 USD pro Monat für je 10.000 Credits bei jährlicher Zahlung; bei jährlicher Zahlung sparen Sie laut Make 15 % oder mehr gegenüber monatlicher Zahlung. Die Pläne unterscheiden sich eher in Funktionen als im Volumen: Im Free-Plan laufen Szenarien höchstens alle 15 Minuten und maximal fünf Minuten lang, in den bezahlten Plänen jede Minute und bis zu 40 Minuten. KI-Funktionen über Makes eigenen KI-Anbieter verbrauchen zusätzliche Credits nach Tokens. Achtung bei Zeitplänen: Ein Trigger, der regelmäßig nach neuen Daten sucht, kostet laut Make bei jeder Prüfung einen Credit, auch wenn er nichts findet. Wer alle fünf Minuten prüft, verbraucht so schon rund 8.600 Credits im Monat, bevor überhaupt Daten verarbeitet werden. Sofort-Trigger per Webhook vermeiden das.

Zapier zählt Tasks: Ein Task fällt an, wenn Zapier eine Arbeitseinheit erfolgreich erledigt. Auslöser, Filter, Formatter, Pfade und Verzögerungen zählen nicht, fehlgeschlagene Aktionen ebenfalls nicht. Professional kostet 19,99 USD pro Monat für 750 Tasks bei jährlicher Zahlung (29,99 USD monatlich), 1.500 Tasks kosten 39 USD, Team beginnt bei 69 USD für 2.000 Tasks. KI-Schritte können je nach Modell mehr als einen Task verbrauchen. Das Kontingent wird monatlich zurückgesetzt, auch im Jahresabo.

Rechenbeispiel: Ein Workflow verarbeitet Anfragen an ein Vertriebspostfach. Auf jede neue E-Mail folgen fünf Schritte: KI klassifiziert die Anfrage, Kontakt im CRM suchen, Kontakt anlegen oder aktualisieren, KI schreibt einen Antwortentwurf, Nachricht an den Vertrieb in Slack. Bei 300 E-Mails im Monat ergibt sich:

Bei zehnmal so viel Volumen, also 3.000 E-Mails, reicht bei n8n der Pro-Plan mit 10.000 Ausführungen für 50 €. Make braucht dann rund 18.000 Credits plus Trigger-Prüfungen, Zapier rund 15.000 Tasks, beides liegt über den Einstiegsstufen. Die Modellkosten kommen überall hinzu. Das Muster ist typisch: Je mehr Schritte ein Workflow hat, desto stärker spricht die Abrechnung pro Lauf für n8n.

Datenstandort, Self-Hosting und die n8n-Lizenz.

n8n gibt für die Cloud-Pläne an, Daten in der EU auf Servern in Frankfurt zu speichern. Make lässt Ihnen die Wahl zwischen AWS-Rechenzentren in der EU und in Nordamerika; prüfen Sie, in welcher Region Ihre Organisation angelegt ist. Zapier schreibt auf seiner Datenschutzseite, dass Daten auf AWS-Servern in den USA liegen und eine reine Speicherung in der EU nicht angeboten wird. Zapier ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; sein Auftragsverarbeitungsvertrag enthält zusätzlich Standardvertragsklauseln für EU-Daten. Das kann ausreichen, ist aber eine andere Ausgangslage als ein Rechenzentrum in Deutschland.

Wichtig: Der Plattformstandort sagt nichts darüber, wohin Ihre Daten im KI-Schritt fließen. Ruft der Workflow ein Sprachmodell bei einem US-Anbieter auf, landet der Inhalt dort, egal ob die Plattform in Frankfurt läuft. Verarbeitet ein Anbieter in der Kette personenbezogene Daten, brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit ihm, dazu eine klare Regel, welche Daten in welchen Workflow dürfen.

Selbst betreiben können Sie nur n8n. Die Community Edition ist kostenlos und enthält laut n8n fast den kompletten Funktionsumfang; SSO, Umgebungen, Projekte, das Teilen von Workflows und Zugangsdaten sowie Git-Versionierung erfordern einen bezahlten Plan. Der Preis für die Kontrolle ist Verantwortung: Updates, Sicherheitspatches, Backups und Überwachung liegen bei Ihnen.

Die Lizenz verdient einen genauen Blick, gerade für Selbstständige und Agenturen. n8n steht unter der Sustainable Use License, die n8n „fair-code“ nennt. Laut Lizenz-FAQ dürfen Sie:

• n8n für das eigene Unternehmen und für private Projekte nutzen,
• auf Ihrer Instanz Automationen für Kunden bauen, solange diese die Workflows nicht selbst anlegen oder ändern können,
• Einrichtung, Wartung, Schulung und Beratung in Rechnung stellen.

Nicht erlaubt ist, n8n als Dienst anzubieten, in dem Kunden eigene Workflows bauen, Endnutzer über eine eigene Oberfläche, die API, MCP oder einen KI-Agenten Workflows konfigurieren zu lassen oder n8n ohne Branding weiterzuverkaufen. Dafür verlangt n8n eine kommerzielle Lizenz. Make und Zapier stellen diese Frage nicht, weil Sie dort ohnehin nur Kunde eines Cloud-Dienstes sind.

Wie funktionieren KI-Agenten in n8n, Make und Zapier?

n8n baut Agenten als Knoten in einen normalen Workflow ein. Das Sprachmodell wählt aus den angeschlossenen Werkzeugen, etwa einer CRM-Abfrage oder einem E-Mail-Versand. Weil n8n pro Workflow-Lauf abrechnet, bleibt ein Agentenlauf eine Ausführung, auch wenn der Agent mehrere Werkzeuge aufruft. Die Token-Kosten fallen beim Modellanbieter an.

Make hat am 02.02.2026 eine neue Version seines Agenten-Bausteins veröffentlicht, den „Make AI Agent (New)“. Er ist laut Make in einer offenen Beta, Funktionen und Preise können sich ändern. Alle Pläne können Makes eigenen KI-Anbieter nutzen, bezahlte Pläne auch eigene Verbindungen etwa zu OpenAI oder Anthropic. Mit Makes Anbieter kostet ein Agentenlauf einen Credit pro Operation plus Credits nach Tokens, mit eigenem Anbieter nur die Operations-Credits; die Token rechnet dann Ihr Modellanbieter ab. Werkzeuge können Module, ganze Szenarien, MCP-Server und andere Agenten sein. Make selbst empfiehlt, Agenten nur Aufgaben zu geben, die man auch einer Praktikantin oder einem Praktikanten anvertrauen würde, und sensible Daten sowie folgenreiche finanzielle Entscheidungen zu meiden.

Zapier Agents sind ein eigenes Produkt mit eigener Abrechnung. Eine Activity ist jede abrechenbare Handlung des Agenten: einen Auslöser nutzen, aus einer Wissensquelle antworten, eine Aktion ausführen, eine Webseite lesen, im Web suchen. Der Free-Plan enthält 400 Activities, der Pro-Plan 1.500 für rund 33 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung. Ein einzelner Lauf darf 10 Activities (Free) beziehungsweise 40 (bezahlt) verbrauchen, bevor der Agent um Erlaubnis zum Weitermachen fragt. Zusätzlich bietet Zapier mit Zapier MCP Zugriff auf seine App-Anbindungen für externe KI-Werkzeuge; laut Preisseite kostet ein Werkzeugaufruf als Richtwert zwei Tasks.

Wie bauen Sie eine menschliche Freigabe vor KI-Aktionen ein?

Sobald ein Agent E-Mails verschickt, Datensätze löscht oder Preise ändert, sollte vor dieser Aktion ein Mensch zustimmen. Entscheidend ist, ob die Freigabe technisch erzwungen wird oder nur in den Anweisungen an den Agenten steht. Sprachmodelle befolgen Anweisungen meistens, aber nicht immer.

• n8n kann vor ausgewählten Werkzeugen eines Agenten pausieren, wahlweise für alle oder nur für einzelne. Die Anfrage geht über n8n-Chat, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord, Telegram, Gmail, Outlook oder WhatsApp Business. Wer prüft, sieht Werkzeug und Parameter. Bei Zustimmung läuft das Werkzeug mit den Eingaben der KI, bei Ablehnung wird die Aktion abgebrochen und der Agent erfährt davon.
• Zapier bietet in Zaps den Baustein Human in the Loop: Er hält den Lauf an, bis jemand zustimmt, ablehnt oder Daten korrigiert, mit Benachrichtigung per E-Mail oder Slack und einstellbarer Wartezeit. Bei Zapier Agents beschreibt Zapier die Freigabe dagegen als Satz in den Anweisungen, etwa „frag mich per Slack, bevor du weitermachst“.
• Make empfiehlt in seiner Agenten-Dokumentation, ein Werkzeug einzubauen, das Zwischenergebnisse zur Prüfung schickt, etwa einen E-Mail-Entwurf per Slack, und diesen Schritt in den Anweisungen festzulegen. Make weist selbst darauf hin, dass Agenten Leitplanken ignorieren oder falsch verstehen können.

Praktisch heißt das: Wo es Ihnen auf eine harte Grenze ankommt, geben Sie dem Agenten keine Schreibrechte. Er erzeugt nur Entwürfe, und ein getrennter, fest verdrahteter Ablauf führt die Aktion erst nach Freigabe aus. Das funktioniert auf allen drei Plattformen.

Wann ist Power Automate die bessere Wahl?

Für Unternehmen, die ohnehin in Microsoft 365 arbeiten, ist Power Automate die naheliegende vierte Option. Laut Microsoft können Geschäftskonten in Microsoft Entra ID Cloud-Flows mit Standard-Connectoren ohne Zusatzkosten nutzen, allerdings ohne Teilen. Viele Microsoft-365-Lizenzen enthalten einen begrenzten Funktionsumfang. Premium-Connectoren, eigene Connectoren, AI-Builder-Credits und Desktop-Automatisierung über das lokale, beaufsichtigte Ausführen am eigenen Rechner hinaus erfordern Premium- oder Process-Lizenzen.

Power Automate spielt seine Stärken aus, wenn die Daten in SharePoint, Outlook, Teams oder Dataverse liegen, die IT Berechtigungen über Entra ID verwaltet und Freigaben dort ohnehin laufen. n8n oder Make sind meist die bessere Wahl, wenn Sie viele Nicht-Microsoft-Dienste verbinden, die nur über Premium-Connectoren erreichbar wären, oder Workflows unabhängig von Nutzerlizenzen betreiben wollen. Lizenzdetails und KI-Funktionen behandelt der Artikel Power Automate mit KI verbinden.

Grenzen und Risiken der drei Plattformen.

• Kostenausreißer: Schleifen über große Listen, häufige Zeitpläne und Agenten, die viele Werkzeuge aufrufen, treiben Credits, Tasks und Activities schnell nach oben. Setzen Sie Limits und schauen Sie in den ersten Wochen wöchentlich auf den Verbrauch.
• Bindung an die Plattform: Workflows lassen sich nicht zwischen n8n, Make und Zapier übertragen. Ein Wechsel heißt Neubau. Dokumentieren Sie deshalb die Logik außerhalb der Plattform.
• Selbstbetrieb: Eine n8n-Instanz enthält Zugangsdaten zu vielen Systemen und ist damit ein lohnendes Angriffsziel. Ohne regelmäßige Updates, Backups und abgesicherten Zugang ist Self-Hosting riskanter als die Cloud.
• Beta-Status: Der neue Agent von Make ist laut Hersteller in offener Beta, Funktionen und Preise können sich ändern. Auch bei den anderen Anbietern ändern sich Agenten-Funktionen schnell.
• Datenschutz: EU-Hosting der Plattform deckt den Modellanbieter nicht ab. Ob ein Workflow mit personenbezogenen Daten zulässig ist, klären Sie im Einzelfall mit Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.
• Agenten-Verhalten: Ein Agent kann ein falsches Werkzeug wählen oder Parameter falsch befüllen. Freigaben, enge Berechtigungen und Protokolle gehören deshalb in jeden Agenten-Workflow.

Welche Plattform passt zu welchem Szenario?

Gehen Sie die Fragen der Reihe nach durch. Die erste, die Sie mit Ja beantworten, liefert in der Regel die passende Richtung.

1. Liegen Ihre Daten überwiegend in Microsoft 365 und reichen Standard-Connectoren? Dann zuerst Power Automate prüfen.
2. Wollen Sie Kunden ein Produkt anbieten, in dem diese selbst Workflows bauen? Dann n8n nur mit kommerzieller Lizenz; alternativ die Nutzungsbedingungen von Make oder Zapier prüfen.
3. Müssen Daten in Deutschland bleiben oder wollen Sie selbst hosten? Dann n8n, in der Cloud in Frankfurt oder auf eigenem Server.
4. Haben Ihre Workflows viele Schritte oder hohe Volumina? Dann rechnet sich n8n meist am besten.
5. Wollen Sie günstig und ohne Server starten, mit EU-Hosting und visuellem Editor? Dann Make.
6. Brauchen Sie wenige, einfache Abläufe, ein Team ohne Technikaffinität und Apps, die es nur bei Zapier gibt, und haben Sie den US-Standort geprüft? Dann Zapier.

So gehen Sie konkret vor:

• Wählen Sie zwei bis drei Abläufe, die heute Zeit kosten, und zählen Sie Schritte pro Lauf und Läufe pro Monat.
• Rechnen Sie das wie im Beispiel oben für jede Plattform durch, inklusive Modellkosten und Puffer für Wachstum.
• Bauen Sie denselben Ablauf in den kostenlosen Stufen oder Testphasen von zwei Plattformen nach und vergleichen Sie Aufwand und Verbrauch.
• Legen Sie fest, welche Aktionen nie ohne menschliche Freigabe laufen dürfen, und prüfen Sie Auftragsverarbeitungsverträge für Plattform und Modellanbieter.

Wenn Sie Auswahl, Aufbau oder Schulung Ihres Teams nicht allein stemmen wollen, unterstütze ich Sie als KI-Berater aus Stuttgart dabei, vom ersten Prozess bis zum Betrieb.

Häufige Fragen.

Ist n8n kostenlos?

Die selbst gehostete Community Edition von n8n ist kostenlos und für interne Geschäftszwecke erlaubt. Sie tragen dann aber Server, Updates und Sicherheit selbst. Die Cloud-Version kostet Stand Oktober 2026 ab 20 € pro Monat für 2.500 Ausführungen bei jährlicher Zahlung. Funktionen wie SSO, Umgebungen oder Git-Versionierung erfordern einen bezahlten Plan.

Welche Automatisierungsplattform ist am datenschutzfreundlichsten?

n8n bietet die meiste Kontrolle: Cloud-Daten in Frankfurt oder Betrieb auf eigenen Servern. Make lässt Hosting in der EU wählen. Zapier speichert laut eigener Datenschutzseite in den USA und stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework. Entscheidend ist zusätzlich, welchen KI-Modellanbieter Ihr Workflow aufruft, denn dorthin fließen die Inhalte ebenfalls.

Was kostet ein KI-Agent bei Zapier?

Zapier Agents werden nicht über Tasks, sondern über Activities abgerechnet. Jede Aktion, Websuche oder Antwort aus einer Wissensquelle zählt als Activity. Der Free-Plan enthält 400 Activities pro Monat, der Pro-Plan 1.500 für rund 33 USD monatlich bei jährlicher Zahlung (Stand Oktober 2026). Rufen Agenten zusätzlich Zaps auf, verbrauchen diese Tasks.

Darf ich mit n8n Automationen für Kunden bauen und abrechnen?

Ja, laut n8n-Lizenz-FAQ dürfen Sie auf Ihrer Instanz Automationen für Kunden bauen und Einrichtung, Wartung, Schulung und Beratung berechnen, solange die Kunden die Workflows nicht selbst anlegen oder ändern. Bieten Sie n8n als Dienst an, in dem Kunden eigene Workflows bauen, brauchen Sie eine kommerzielle Lizenz. Im Zweifel lohnt ein Blick in den Lizenztext.

Was ist der Unterschied zwischen Credits bei Make und Tasks bei Zapier?

Make zählt meist einen Credit pro Modulaktion, dazu einen Credit für jede Trigger-Prüfung, auch ohne neue Daten, und zusätzliche Credits für KI-Tokens über den eigenen KI-Anbieter. Zapier zählt einen Task pro erfolgreicher Aktion; Auslöser, Filter, Formatter und Pfade sind frei. n8n zählt dagegen nur ganze Workflow-Läufe, unabhängig von der Zahl der Schritte.

Quellen und Stand.

• n8n Plans and Pricing — n8n
• License FAQ (Sustainable Use License) — n8n Docs
• Human-in-the-loop for AI tool calls — n8n Docs
• Pricing & Subscription Packages — Make
• Make Foundation: Using credits effectively in scenarios — Make Academy
• Credit usage for AI agents — Make Help Center
• Make AI Agent (New) best practices — Make Help Center
• Plans & Pricing — Zapier
• Data Privacy Overview — Zapier
• Types of Power Automate licenses — Microsoft Learn

Stand: 7. Oktober 2026. Produkte, Funktionen und Preise ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter und Behörden.

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