KI-Workshop vorbereiten: Konten, Lizenzen und Einstellungen.

Für einen KI-Workshop oder eine KI-Schulung mit Beschäftigten eignet sich in der Regel ein Firmen-Workspace unter Business-Bedingungen besser als private Konten. Bei Verbraucher-Abos wie ChatGPT Plus oder Claude Pro entscheidet jede Person selbst über Trainingsnutzung und Aufbewahrung, und niemand im Unternehmen kann die Zugänge nach dem Termin verwalten oder sperren. Stand Oktober 2026 nutzen OpenAI, Anthropic, Microsoft und Google die Daten ihrer Business-Angebote laut eigenen Angaben standardmäßig nicht für das Training ihrer Modelle, und Admins steuern Connectoren, Memory und Apps zentral. Wer einen KI-Workshop vorbereitet, findet hier eine technische Checkliste für die Tage vor dem Termin: welche Kontoart sich eignet, welche Edition welche Übungen erlaubt, was der Admin vorher einstellt, wie ein Testdatenpaket aussieht und was nach dem Termin aufgeräumt wird. Die Pläne ändern sich schnell; prüfen Sie die Angaben vor der Buchung auf den Seiten der Anbieter.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Steuerstand zum unten angegebenen Datum allgemein wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.

Private Konten, Testkonten oder Firmen-Workspace: was eignet sich?

Vor jedem KI-Workshop steht dieselbe praktische Frage: Mit welchen Zugängen üben die Teilnehmenden? Es gibt drei Varianten, und jede hat Folgen für Datenschutz, Übungsinhalte und das, was nach dem Termin passiert.

• Private Konten: Jede Person nutzt ihr eigenes Gratis- oder Bezahlkonto. Das kostet das Unternehmen nichts, aber es gelten Verbraucherbedingungen. Ob Chats fürs Training genutzt werden, wie lange sie gespeichert bleiben und welche Konten verbunden sind, entscheidet die einzelne Person. Eine zentrale Sperre beim Austritt gibt es nicht.
• Eigene Schulungskonten: Das Unternehmen legt für den Workshop separate Konten an, oft ein kleiner, eigener Workspace nur für die Schulung. Das trennt Übungen sauber vom Alltag und eignet sich, wenn die Werkzeugentscheidung noch offen ist.
• Firmen-Workspace: Die Teilnehmenden üben im Workspace, mit dem sie danach arbeiten. Das ist in der Regel die beste Variante, weil Einstellungen, Regeln und Lizenzen nach dem Workshop gleich bleiben und das Gelernte sofort anwendbar ist.

Gemeinsam genutzte Zugangsdaten, also ein Konto für alle, sind keine brauchbare Abkürzung. Verläufe und Memory vermischen sich, Mehr-Faktor-Anmeldungen blockieren den Start, und niemand kann nachvollziehen, wer was eingegeben hat.

Private Konten haben arbeitsrechtlich einen Sonderaspekt. Das Arbeitsgericht Hamburg hat am 16.01.2024 (24 BVGa 1/24) entschieden, dass die erlaubte ChatGPT-Nutzung über private Konten im Browser kein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG auslöste, weil der Arbeitgeber keine Nutzungsdaten erhielt. Das ist ein erstinstanzlicher Einzelfall und keine allgemeine Freigabe. Umgekehrt gilt: Ein Firmen-Workspace, in dem Admins Nutzungsdaten sehen, berührt die Mitbestimmung eher. Binden Sie den Betriebsrat deshalb früh ein, wenn es einen gibt, und klären Sie die Einordnung im Einzelfall mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Verbraucher- und Business-Pläne im Vergleich.

Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in den Vertragsbedingungen: wer über Training und Aufbewahrung entscheidet und ob jemand im Unternehmen die Konten verwaltet. Die Tabelle fasst die Angaben der Anbieter zusammen, Stand Oktober 2026.

Zwei Details sind für Schulungen wichtig. Erstens heißt Microsoft 365 Copilot laut Microsoft inzwischen Microsoft Copilot, Copilot Chat entsprechend Microsoft Copilot Chat; in Lizenzübersichten tauchen während der Umstellung beide Namen auf. Copilot Chat ist für Beschäftigte, die sich mit dem Firmenkonto anmelden, in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten. Zweitens gilt bei privaten Gemini-Konten: Laut Google werden Aktivitäten standardmäßig nach 18 Monaten gelöscht, von Menschen geprüfte Chats aber bis zu drei Jahre aufbewahrt.

Was die Pläne kosten und wann sich welcher rechnet, beschreiben die Artikel zu den Claude-Plänen von Pro bis Enterprise und zu den Kosten von ChatGPT Business. Für einen Workshop genügt meist die Frage: Gibt es einen Business-Workspace, und haben alle Teilnehmenden einen Platz darin?

Welche Lizenz erlaubt welche Übungen?

Ein vermeidbarer Planungsfehler: Die Agenda zeigt Funktionen, die im Unternehmen gar nicht lizenziert sind. Dann sehen die Teilnehmenden beeindruckende Vorführungen, finden die Funktion am nächsten Tag aber nicht in ihrem eigenen Konto. Übungen sollten deshalb genau das abbilden, was nach dem Workshop verfügbar ist.

Bei Google ist der Unterschied besonders deutlich. Laut Preisseite (Stand Oktober 2026, Listenpreis bei einjähriger Vertragslaufzeit) kostet Business Starter 6,80 € pro Nutzer und Monat und enthält Gemini in den Anwendungen nur in Gmail und Vids, dazu die Gemini-App und Gemini Notebook (früher NotebookLM) in der Basisstufe. Gemini in Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet und Chat beginnt bei Business Standard für 13,60 €. Die Business-Editionen sind auf höchstens 300 Nutzer begrenzt. Wer mit einem Starter-Team „Tabellen mit Gemini auswerten“ üben will, braucht also entweder ein Upgrade für die Schulung oder eine andere Übung.

• Google Workspace Business Starter: E-Mails in Gmail entwerfen und zusammenfassen, kurze Videos in Vids erstellen, Fragen in der Gemini-App, Quellen in Gemini Notebook auswerten.
• Ab Business Standard: zusätzlich Texte in Docs, Auswertungen in Sheets, Folien in Slides, Besprechungsnotizen in Meet.
• Microsoft Copilot Chat ohne Zusatzlizenz: Chat mit Webrecherche und Arbeit mit hochgeladenen Dateien; in Outlook auch Fragen zu Postfach und Kalender in begrenztem Umfang. Die breite Auswertung der Firmendaten über Microsoft Graph, also Mails, Termine, Chats und Dokumente quer durch Microsoft 365, setzt eine Copilot-Lizenz voraus.
• ChatGPT Business und Claude Team: Projekte, geteilte Inhalte und Verbindungen zu Firmenwerkzeugen nur im Rahmen dessen, was der Admin zulässt.

Typisches Beispiel: Ein Vertriebsteam mit Business Starter und Copilot Chat übt E-Mail-Entwürfe in Gmail, Gesprächsvorbereitung im Chat und das Zusammenfassen eines Angebots-PDFs. Die Auswertung der Verkaufszahlen folgt erst, wenn die passende Lizenz feststeht. Das ist ehrlicher als eine Vorführung, die niemand nachmachen kann.

Admin-Checkliste: den KI-Workshop technisch vorbereiten.

Ein häufiger Grund für Verzögerungen zu Beginn eines Workshops sind Anmeldeprobleme. Planen Sie die technische Vorbereitung deshalb eine Woche vor dem Termin ein und lassen Sie alle Teilnehmenden einmal vorab einloggen.

• Plätze und Anmeldung: Lizenzen zuweisen, Einladungen versenden, Single Sign-on und Mehr-Faktor-Anmeldung testen. Wer sich am Workshoptag zum ersten Mal anmeldet, fehlt im ersten Block.
• Connectoren und Apps: Bei Claude muss ein Owner einen Connector für die Organisation freigeben; jede Person meldet sich danach in der Regel einzeln beim Zieldienst an. Bei ChatGPT Business sind Apps laut OpenAI standardmäßig aktiviert; Admins verwalten Apps und Plugins zentral. Prüfen Sie, welche Apps bereits aktiv sind, und schalten Sie nur frei, was die Übungen brauchen, am besten mit einem Testpostfach statt dem echten.
• Memory: Bei Claude Team und Enterprise entscheiden Owner in den Organisationseinstellungen, ob Memory verfügbar ist; für die einzelnen Mitglieder ist es zunächst aus. Wichtig: Schaltet ein Owner Memory für die Organisation ab, werden alle vorhandenen Memory-Einträge sofort gelöscht. Entscheiden Sie das also vor dem Workshop, nicht danach.
• Browser-Erweiterungen und Agenten: Claude in Chrome ist im Team-Plan standardmäßig aktiviert. Admins legen Allowlists und Blocklists für Websites fest; Anthropic empfiehlt, mit einer restriktiven Allowlist zu beginnen. Zero Data Retention wird für Claude in Chrome nicht unterstützt.
• Skills und Freigaben: Im Team-Plan sind Skills auf Organisationsebene standardmäßig aktiv. Legen Sie fest, ob Teilnehmende Projekte und Chats innerhalb des Workspaces teilen dürfen, und ob öffentliche Links erlaubt sind.
• Spielregeln: Eine Seite mit den drei wichtigsten Regeln: welche Daten tabu sind, welches Werkzeug freigegeben ist, wer bei Fragen hilft.

Für Trainerinnen und Trainer gibt es zwei saubere Wege. Entweder sie führen auf ihrem eigenen Konto mit eigenen Testdaten vor, oder sie erhalten für den Workshop einen befristeten Platz im Firmen-Workspace mit minimalen Rechten. Sieht oder verarbeitet ein externer Trainer dabei personenbezogene Daten des Unternehmens, sollte vorher geklärt sein, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist.

Testdaten statt Kundendaten: ein Übungspaket bauen.

Die beste Übung ist nah am Alltag, ohne echte Kundendaten zu enthalten. Praktisch ist ein kleines Testdatenpaket rund um eine fiktive Firma, das einmal erstellt und für mehrere Schulungen genutzt wird. Es sollte realistisch genug sein, dass die Übungen ernst genommen werden, und eindeutig erfunden, damit niemand nachfragen muss.

• fünf bis zehn fiktive Kundenanfragen und Beschwerden per E-Mail, mit unterschiedlichem Ton
• ein Angebot und eine Preisliste mit Fantasiepreisen
• ein Besprechungsprotokoll mit offenen Punkten und Zuständigkeiten
• eine Tabelle mit einigen hundert Zeilen erfundener Umsätze, Regionen und Produkte
• ein öffentlich verfügbares Dokument, etwa ein Gesetzestext oder ein veröffentlichter Geschäftsbericht
• eine interne Richtlinie, die nichts Vertrauliches enthält

Bauen Sie bewusst Fehler ein: eine Summe, die nicht stimmt, ein Datum in der Vergangenheit, ein widersprüchlicher Satz. So üben die Teilnehmenden, KI-Ergebnisse zu prüfen, statt sie zu übernehmen. Die Daten können Sie mit einem KI-Werkzeug erzeugen lassen, sollten sie aber einmal durchlesen, bevor sie in die Schulung gehen.

Echte Dokumente mit ausgetauschten Namen sind kein Ersatz. Pseudonymisierte Daten bleiben nach der DSGVO personenbezogene Daten, solange sich die Person mit Zusatzwissen wieder zuordnen lässt, und in echten Kundenmails verraten oft Ort, Auftragsnummer oder Branche, um wen es geht. Wer mit echten Fällen arbeiten will, klärt das vorher mit der Datenschutzbeauftragten oder dem Datenschutzbeauftragten und nutzt ausschließlich den freigegebenen Business-Workspace.

Grenzen und Risiken der Vorbereitung.

Ein Business-Plan löst nicht alle Fragen. Er schaltet das Training ab und gibt Admins Kontrolle, aber Auftragsverarbeitung, Datenstandort und Übermittlung in Drittländer müssen Sie trotzdem prüfen. Ein Beispiel aus der Microsoft-Dokumentation: Die EU-Datengrenze gilt nicht für Websuchanfragen, und Anthropic-Modelle innerhalb von Microsoft Copilot sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Solche Details stehen selten auf der Preisseite.

Voreinstellungen ändern sich. Funktionen wie Browser-Erweiterungen, Apps oder Agenten kommen in kurzen Abständen dazu und sind teils standardmäßig eingeschaltet. Eine Admin-Prüfung, die drei Monate alt ist, kann am Workshoptag schon überholt sein. Planen Sie deshalb einen kurzen Kontrollblick zwei bis drei Tage vor dem Termin ein.

Auch die Kosten verdienen einen Blick. Wer für einen einzelnen Schulungstag Plätze mit Jahresbindung bucht, zahlt im Zweifel zwölf Monate. Prüfen Sie vor der Buchung, ob monatliche Abrechnung möglich ist und wie sich Plätze wieder reduzieren lassen. Und schließlich: Keine Einstellung verhindert, dass jemand vertrauliche Daten in ein Eingabefeld kopiert. Klare Regeln und gute Testdaten wirken hier mehr als jede Technik.

Nach dem Workshop: Zugänge und Daten aufräumen.

Was vor dem Workshop eingerichtet wurde, sollte danach bewusst überprüft werden. Sonst bleiben Gastzugänge, verbundene Testpostfächer und geteilte Übungsprojekte monatelang bestehen.

1. Befristete Plätze für Trainer und Gäste entfernen, Rollen mit erweiterten Rechten zurücksetzen.
2. Connectoren und Apps prüfen, die nur für die Übungen freigeschaltet wurden, und verbundene Testkonten trennen.
3. Übungsprojekte, geteilte Chats und öffentliche Links löschen oder in einen Archivbereich verschieben.
4. Entscheiden, ob Memory-Einträge aus dem Workshop bleiben sollen; Teilnehmende können eigene Einträge in der Regel selbst einsehen und löschen.
5. Überzählige Plätze kündigen, wenn ein separater Schulungs-Workspace nicht weitergeführt wird.
6. Die Schulung dokumentieren: Datum, Inhalte, Teilnehmende. Art. 4 AI Act verlangt seit dem Digital-Omnibus (VO (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27.07.2026) nur noch, dass Unternehmen den Aufbau von KI-Kompetenz unterstützen; ein Zertifikat ist laut den FAQ der EU-Kommission nicht nötig, ein internes Verzeichnis der Maßnahmen ist als Nachweis sinnvoll.

Wer private Konten genutzt hat, sollte die Teilnehmenden zum Schluss bitten, ihre Trainings- und Aufbewahrungseinstellungen zu prüfen und Übungschats mit Firmenbezug zu löschen. Erzwingen kann das Unternehmen es nicht, genau das ist der Nachteil dieser Variante.

Ihre Vorbereitung in zehn Punkten.

Die folgende Liste lässt sich direkt an die IT oder den Admin weitergeben. Sie passt für einen halben oder ganzen Workshoptag ebenso wie für eine mehrtägige Einführung.

1. Kontoart festlegen: Firmen-Workspace, eigener Schulungs-Workspace oder bewusst private Konten.
2. Prüfen, ob alle Teilnehmenden einen Platz unter Business-Bedingungen haben.
3. Edition und Lizenzen mit der Agenda abgleichen und Übungen anpassen.
4. Anmeldung mit Single Sign-on und Mehr-Faktor-Anmeldung vorab testen lassen.
5. Connectoren und Apps auf das Nötige beschränken, Testpostfach statt echtem Postfach.
6. Memory-Entscheidung treffen, bevor der Workshop beginnt.
7. Browser-Erweiterungen und Agenten mit Allowlist einschränken oder abschalten.
8. Testdatenpaket mit eingebauten Fehlern bereitstellen.
9. Trainerzugang befristet und mit minimalen Rechten einrichten, bei Bedarf Auftragsverarbeitung klären.
10. Aufräumtermin direkt nach dem Workshop im Kalender eintragen.

In den KI-Workshops für Unternehmen und Privatleute gehören diese Punkte zum Vorgespräch, damit der Schulungstag mit Übungen beginnt und nicht mit Passwortproblemen. Formate reichen vom KI-Impuls-Workshop über eine mehrtägige KI-Einführung bis zum Einzelcoaching, vor Ort in Stuttgart und Region, bundesweit oder remote.

Häufige Fragen.

Dürfen Mitarbeitende im KI-Workshop ihre privaten ChatGPT- oder Claude-Konten nutzen?

Möglich ist das, aber dann gelten Verbraucherbedingungen. Bei privaten ChatGPT-Konten ist die Trainingsnutzung standardmäßig an, bei Claude Free, Pro und Max entscheiden die Nutzer selbst. Das Unternehmen kann diese Konten weder verwalten noch sperren. Für Übungen mit Firmenbezug ist ein Business-Workspace in der Regel die bessere Wahl; private Konten eignen sich höchstens für Übungen mit rein fiktiven Daten.

Wie viele Lizenzen braucht man mindestens für eine Claude- oder ChatGPT-Schulung?

Stand Oktober 2026 ist Claude Team ab 2 Plätzen buchbar, bis 150 Plätze; Enterprise beginnt bei 20 Plätzen. ChatGPT Business setzt mindestens 2 bezahlte Plätze voraus. Für einen Workshop braucht jede teilnehmende Person einen eigenen Platz, gemeinsam genutzte Konten führen zu vermischten Verläufen und Anmeldeproblemen. Prüfen Sie vor der Buchung, ob monatliche Abrechnung möglich ist.

Reicht Google Workspace Business Starter für eine Gemini-Schulung?

Nur für einen Teil der Übungen. Business Starter enthält Gemini in den Anwendungen nur in Gmail und Vids, dazu die Gemini-App und Gemini Notebook (früher NotebookLM) in der Basisstufe. Gemini in Docs, Sheets, Slides, Drive und Meet gibt es laut Google erst ab Business Standard. Wer Tabellenauswertungen oder Besprechungsnotizen üben will, braucht diese Edition oder passt die Übungen an die vorhandene Lizenz an.

Welche Daten sollte man in einem KI-Workshop verwenden?

Am besten ein fiktives Testdatenpaket: erfundene Kundenmails, ein Angebot mit Fantasiepreisen, ein Protokoll, eine Tabelle mit erfundenen Umsätzen und öffentlich verfügbare Dokumente. Echte Dokumente mit ausgetauschten Namen sind kein Ersatz, weil pseudonymisierte Daten nach der DSGVO personenbezogen bleiben können. Eingebaute Fehler in den Testdaten trainieren zusätzlich das Prüfen von KI-Ergebnissen.

Braucht ein externer KI-Trainer ein Konto im Firmen-Workspace?

Nicht zwingend. Viele Vorführungen funktionieren auf dem eigenen Konto des Trainers mit eigenen Testdaten. Soll er im Firmen-Workspace zeigen, wie Einstellungen oder Connectoren funktionieren, ist ein befristeter Platz mit minimalen Rechten sinnvoll, der nach dem Workshop wieder entfernt wird. Verarbeitet er dabei personenbezogene Daten des Unternehmens, sollte vorher ein Auftragsverarbeitungsvertrag geprüft werden.

Quellen und Stand.

• Updates to Consumer Terms and Privacy Policy — Anthropic
• Claude Pricing — Anthropic
• Claude in Chrome admin controls — Anthropic Help Center
• How your data is used to improve model performance — OpenAI Help Center
• Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat — Microsoft Learn
• Google Workspace Pricing — Google
• Generative AI in Google Workspace Privacy Hub — Google
• ArbG Hamburg, Beschluss vom 16.01.2024, 24 BVGa 1/24 (Fundstellen) — dejure.org

Stand: 22. Oktober 2026. Produkte, Funktionen und Preise ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter und Behörden.

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