KI-Schulung für Selbstständige: Formate, Pflichten, Einstieg.

Eine KI-Schulung für Selbstständige und Kleinbetriebe ist kein Großprojekt, aber auch keine reine Kür: Die KI-Kompetenzpflicht des EU AI Act gilt für Selbstständige, Freiberufler und Betriebe mit wenigen Beschäftigten, sobald sie KI-Werkzeuge beruflich nutzen. Stand Oktober 2026 verlangt sie weder ein bestimmtes Kompetenzniveau noch ein Zertifikat; ein internes Verzeichnis der Maßnahmen ist laut EU-Kommission freiwillig, aber sinnvoll. Für kleine Einheiten lohnen sich vor allem drei Formate: ein 1:1-Coaching für die Inhaberin oder den Inhaber, ein offenes Seminar für Einzelne und ein kurzes Inhouse-Format, wenn das ganze Team gemeinsam lernen soll. Dieser Artikel zeigt, welche Pflicht konkret besteht, welches Format zu welcher Lage passt, welche Lizenzen für zwei bis zehn Personen reichen, worauf Sie bei Kundendaten achten und wie ein schlanker Nachweis aussieht. Am Ende steht ein Einstiegsplan für die ersten vier Wochen, der neben dem Tagesgeschäft machbar ist.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Steuerstand zum unten angegebenen Datum allgemein wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.

Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für Selbstständige und Kleinbetriebe?

Ja. Art. 4 der KI-Verordnung richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 jede natürliche oder juristische Person, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn, die Nutzung erfolgt im Rahmen einer persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit. Eine Steuerberaterin, die mit ChatGPT Kundenschreiben vorformuliert, ein Handwerksbetrieb, der Angebote mit Copilot zusammenfasst, oder ein Fotograf, der Bildbeschreibungen erzeugen lässt, ist damit Betreiber. Auf die Zahl der Beschäftigten kommt es nicht an.

Seit dem Digital-Omnibus (VO (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27.07.2026) ist die Pflicht deutlich weicher formuliert. Unternehmen müssen die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau mehr sicherstellen. Die FAQ der EU-Kommission (Stand 20.10.2026) sagt ausdrücklich: kein vorgeschriebenes Niveau, keine Pflicht, Kenntnisse zu messen, kein Zertifikat. Maßnahmen richten sich nach Kontext, Rolle und Risiko. Art. 4 Abs. 2 sieht zusätzlich Unterstützung durch Kommission und Mitgliedstaaten vor, etwa mit Praxisbeispielen; eine Befreiung für kleine Betriebe ist das aber nicht.

Zwei Punkte werden oft übersehen. Erstens zählen zu den „anderen Personen“, deren KI-Kompetenz ein Betreiber unterstützen soll, auch Auftragnehmer und Dienstleister. Wer als Freiberufler mit KI für einen Auftraggeber arbeitet, sollte also damit rechnen, dass dieser nach Regeln und Schulung fragt. Zweitens kann es laut FAQ unwirksam sein, nur auf Gebrauchsanweisungen zu verweisen. Die Kommission nennt als Beispiel ein Unternehmen, das ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzt: Die Beschäftigten sollen über Risiken wie Halluzinationen, also erfundene Fakten, Bescheid wissen. Aufsicht und Durchsetzung durch die nationalen Marktüberwachungsbehörden laufen laut FAQ seit 02.08.2026; in Deutschland ist nach dem Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz (KI-MIG, in Kraft seit 29.07.2026) grundsätzlich die Bundesnetzagentur zuständig. Mehr zur Pflicht selbst steht im Beitrag KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4.

Welches Format einer KI-Schulung passt zu kleinen Betrieben?

Kleine Einheiten haben andere Engpässe als Konzerne. Es fehlt selten am Interesse, sondern an Zeit, an Vertretung und an jemandem, der die Werkzeuge einrichtet. Ein guter Ausgangspunkt ist deshalb die Frage, wer lernen soll und ob mit echten eigenen Abläufen geübt werden kann. Die Tabelle ordnet die gängigen Formate ein.

Für Solo-Selbstständige ist eine Kombination oft sinnvoll: ein bis zwei Coaching-Sitzungen an den eigenen Aufgaben, danach Selbstlernen zur Vertiefung. Microsoft bietet mit der Copilot Academy einen Lernbereich für Microsoft-365-Nutzer an, Anthropic hat in seiner Academy einen Kurs zu KI für kleine Unternehmen. Solche Angebote erklären die Werkzeuge, nicht aber Ihre Abläufe und Ihre Kundendaten.

Für Betriebe mit drei bis zehn Personen lohnt sich meist ein gemeinsamer Termin, weil dabei die Regeln für alle gleich festgelegt werden. Ich biete dafür den KI-Impuls-Workshop an (ein halber oder ganzer Tag, bis zwölf Personen, in Präsenz in Stuttgart und Region, bundesweit vor Ort oder remote) und für Einzelne ein 1:1-Coaching mit 90 Minuten je Sitzung. Im Handwerk bietet sich ein Termin in einer ruhigen Phase an, zum Beispiel vor Arbeitsbeginn oder an einem festen Nachmittag. Konkrete Einsatzfälle für Betriebe beschreibt der Beitrag KI im Handwerk.

Welche Lizenzen reichen für kleine Teams?

Viele Kleinbetriebe arbeiten mit privaten Abos, die einzelne Beschäftigte selbst abgeschlossen haben. Das ist bequem, aber dann gelten Verbraucherbedingungen, und niemand im Betrieb kann Zugänge verwalten oder nach dem Ausscheiden sperren. Seit einiger Zeit gibt es Business-Pläne, die sich auch an sehr kleine Teams richten. Stand Oktober 2026 sieht der Rahmen so aus:

• Claude Team: laut Anthropic für Teams von 2 bis 150 Plätzen, Standard-Plätze kosten 20 USD pro Person und Monat bei jährlicher bzw. 25 USD bei monatlicher Zahlung. Modelltraining mit Ihren Daten ist standardmäßig ausgeschlossen. Free, Pro und Max laufen dagegen unter den Verbraucherbedingungen, dort entscheidet jede Person selbst, ob Chats fürs Training genutzt werden.
• ChatGPT Business: der Plan von OpenAI für Teams. Mindestgröße, Preis und die Zusagen zur Datennutzung sollten Sie vor der Buchung in der Business-Übersicht von OpenAI nachlesen. Bei privaten Konten wie Free, Plus oder Pro entscheiden Sie selbst in den Datenkontrollen, ob Ihre Chats fürs Training genutzt werden.
• Microsoft 365 Copilot Chat: in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten. Das ist ein webgestützter Chat mit Unternehmensdatenschutz: Eingaben und Antworten werden laut Microsoft nicht zum Training der Modelle genutzt. Antworten auf Grundlage der eigenen Arbeitsdaten wie Mails, Dateien und Termine sind an die Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot Business gebunden, regulär 21 USD pro Person und Monat bei Jahreszahlung (für Bestandskunden bis 31.12.2026 im ersten Jahr als Aktion 18 USD).
• Google Workspace: Business Starter enthält Gemini in Gmail und Vids sowie die Gemini-App in der Basisstufe. Gemini in Docs, Sheets und Meet gibt es erst ab Business Standard.

Für die meisten Kleinbetriebe reicht ein Werkzeug. Wer ohnehin Microsoft 365 nutzt, beginnt mit Copilot Chat und prüft nach einigen Wochen, ob die Zusatzlizenz sich lohnt. Wer viel schreibt, analysiert oder längere Dokumente auswertet, testet zusätzlich einen kleinen Team-Plan bei Anthropic oder OpenAI. Zwei parallele Abos für alle sind am Anfang selten nötig. Preise und Planumfänge ändern sich schnell; prüfen Sie die Angaben vor der Buchung auf den Seiten der Anbieter.

Was gilt beim Datenschutz mit Kundendaten?

Sobald Kundennamen, Adressen, Gesprächsnotizen oder Rechnungen in ein KI-Werkzeug gelangen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Für Cloud-Dienste braucht es dann in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei den Business-Plänen ist das meist schon geregelt: Anthropic etwa bindet seinen Datenverarbeitungszusatz mit Standardvertragsklauseln automatisch in die kommerziellen Bedingungen ein, die für kommerzielle Angebote wie Claude for Work (Team, Enterprise) und die API gelten. Für private Verbraucherkonten gibt es so einen Vertrag in der Regel nicht. Das ist ein zentraler Grund, warum Kundendaten nicht in private Abos gehören. Prüfen Sie vor dem ersten Einsatz, ob der Vertrag für Ihren Plan tatsächlich gilt und wo die Daten verarbeitet werden.

Für die Schulung selbst gilt eine einfache Regel: Geübt wird mit erfundenen Beispielen, nicht mit echten Kundenakten. Ein Angebot mit Fantasiepreisen, eine erfundene Reklamation, ein öffentlich verfügbares Merkblatt reichen völlig. Echte Dokumente mit geschwärzten Namen sind kein Ersatz, weil sich Personen häufig trotzdem erkennen lassen.

Strenger wird es bei Berufsgeheimnisträgern. Ärztinnen, Steuerberater, Anwältinnen, Wirtschaftsprüfer und weitere in § 203 StGB genannte Berufe dürfen Geheimnisse an externe Dienstleister nur weitergeben, soweit das für deren Leistung erforderlich ist, und müssen dafür sorgen, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Ob ein bestimmtes KI-Angebot diese Anforderungen erfüllt, ist eine Frage der Vertragsgestaltung und im Einzelfall mit Kammer, Datenschutzberatung oder Anwalt zu klären. Prüfen Sie außerdem Ihre Kundenverträge: Manche Auftraggeber untersagen die Nutzung von KI-Diensten für ihre Unterlagen ausdrücklich.

Wie sieht ein schlanker Nachweis für Kleinbetriebe aus?

Ein Zertifikat verlangt die Kommission nicht; als Möglichkeit nennt sie ein internes Verzeichnis der Schulungen und Hinweise. Für einen Kleinbetrieb kann das eine einzige Seite sein, die bei jeder Schulung oder Unterweisung ergänzt wird. Sinnvoll sind diese Angaben:

1. Werkzeugliste: welche KI-Werkzeuge im Betrieb genutzt werden, mit welchem Plan und wofür.
2. Regeln: was in die Werkzeuge darf und was nicht, wer Ergebnisse prüft, wie KI-Texte gegenüber Kunden behandelt werden.
3. Maßnahmen: Datum, Format, Dauer, Inhalt, Trainerin oder Trainer bzw. Lernquelle.
4. Teilnehmende: wer teilgenommen hat, auch Aushilfen und feste freie Mitarbeiter, die mit den Werkzeugen arbeiten.
5. Nächster Termin: wann das Thema wieder aufgegriffen wird, etwa wenn ein neues Werkzeug dazukommt.

Für Solo-Selbstständige genügt in der Praxis meist eine kurze Notiz: welche Werkzeuge Sie nutzen, welche Regeln Sie sich selbst gesetzt haben und welche Weiterbildung Sie wann gemacht haben. Diese Notiz hilft auch, wenn ein Auftraggeber fragt, wie Sie mit KI und seinen Daten umgehen. Sie ist kein Formular einer Behörde, sondern eine geordnete Antwort auf die Frage, was Sie getan haben.

Grenzen und Risiken einer Schulung im Kleinbetrieb.

Eine Schulung schafft Grundlagen, sie löst nicht jedes Problem. Typische Grenzen in kleinen Einheiten:

• Zeit statt Geld: Der größte Kostenblock ist meist die Arbeitszeit, in der niemand Kunden bedient. Ein halber Tag für das ganze Team ist für viele Betriebe der realistische Rahmen.
• Fehlende Nacharbeit: Ohne feste Übungszeit in den Wochen danach geht viel wieder verloren. Ein Workshop ohne anschließende Anwendung enttäuscht deshalb oft.
• Falsches Vertrauen: KI-Werkzeuge formulieren überzeugend, auch wenn Zahlen, Normen oder Fristen falsch sind. Gerade bei Angeboten, Kalkulationen und Kundenauskünften bleibt die fachliche Prüfung beim Menschen.
• Werkzeugwechsel: Funktionen und Pläne ändern sich im Monatstakt. Was heute gezeigt wird, sieht in einem halben Jahr anders aus; die Grundregeln bleiben.
• Transparenz nach außen: Wer einen KI-Chatbot auf der eigenen Website einsetzt, sollte prüfen, welche Transparenzpflichten nach Art. 50 AI Act seit 02.08.2026 greifen, etwa der Hinweis, dass Besucher mit einer KI kommunizieren. Das geht über eine Mitarbeiterschulung hinaus.

Zu den Kosten: Bei Selbstständigen sind beruflich veranlasste Weiterbildungen in der Regel Betriebsausgaben. Wie das im eigenen Fall zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Bei der Förderung sieht es für Kleinbetriebe eher mager aus. In Baden-Württemberg haben Beschäftigte nach dem Bildungszeitgesetz Anspruch auf bis zu fünf Arbeitstage im Jahr, aber nur für Kurse bei vom Regierungspräsidium Karlsruhe anerkannten Einrichtungen mit durchschnittlich mindestens sechs Zeitstunden täglich. Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten können den Antrag laut IHK Heilbronn-Franken (Stand der Seite: November 2025) ablehnen. Ein Workshop, den der Betrieb selbst organisiert, ist in der Regel reguläre Arbeitszeit und keine Bildungszeit.

Einstiegsplan für die ersten vier Wochen.

Dieser Plan ist für Solo-Selbstständige und Betriebe bis etwa zehn Personen gedacht. Er braucht wenige Stunden pro Woche und lässt sich neben dem Tagesgeschäft umsetzen.

1. Woche 1, Bestand aufnehmen: Fragen Sie im Team, wer welche KI-Werkzeuge schon nutzt, privat oder dienstlich. Notieren Sie drei bis fünf wiederkehrende Aufgaben, die Zeit kosten, zum Beispiel Angebotstexte, E-Mail-Antworten, Protokolle oder Recherchen. Legen Sie fest, welche Daten vorerst tabu sind.
2. Woche 2, Werkzeug und Konten klären: Entscheiden Sie sich für ein Hauptwerkzeug und richten Sie dienstliche Zugänge ein, idealerweise einen Business-Plan mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Prüfen Sie, ob vorhandene Lizenzen wie Microsoft 365 schon Copilot Chat enthalten.
3. Woche 3, Schulung durchführen: Ein halber Tag im Team oder zwei Coaching-Sitzungen für Sie selbst. Inhalte: wie die Werkzeuge arbeiten, wo sie Fehler machen, Übungen an den Aufgaben aus Woche 1 mit erfundenen Daten, die gemeinsamen Regeln.
4. Woche 4, anwenden und festhalten: Jede Person setzt zwei Aufgaben aus der Liste im Alltag mit KI um und berichtet kurz, was funktioniert hat. Ergänzen Sie danach das Verzeichnis mit Werkzeugen, Regeln, Schulung und Teilnehmenden und legen Sie einen Termin für die nächste Runde fest.

Wer ganz ohne Vorwissen startet, findet einen breiteren Lernpfad in den verwandten Beiträgen unten. Wenn Sie den Einstieg nicht allein planen möchten: Ein kostenloses Vorgespräch klärt, ob ein Coaching, ein Workshop oder zunächst das Selbstlernen am besten passt. Danach folgt ein individuelles Angebot.

Häufige Fragen.

Muss ich als Solo-Selbstständiger eine KI-Schulung nachweisen?

Wer KI-Werkzeuge beruflich nutzt, ist nach dem AI Act Betreiber und soll seine KI-Kompetenz entwickeln. Ein Zertifikat oder eine bestimmte Schulung verlangt die EU-Kommission nicht. Sinnvoll ist eine kurze interne Notiz, welche Werkzeuge Sie nutzen, welche Regeln Sie sich gesetzt haben und welche Weiterbildung Sie wann gemacht haben. Diese Notiz hilft auch, wenn Auftraggeber nach Ihrem Umgang mit KI fragen.

Gibt es beim AI Act eine Ausnahme für Kleinunternehmen?

Bei der KI-Kompetenz nach Art. 4 nicht. Die Pflicht gilt für alle, die KI-Systeme beruflich einsetzen, unabhängig von der Betriebsgröße. Ausgenommen ist nur die rein private Nutzung. Kommission und Mitgliedstaaten sollen beim Aufbau der KI-Kompetenz unterstützen, etwa mit Praxisbeispielen, und Sanktionen sollen verhältnismäßig sein. Der Aufwand richtet sich nach Werkzeug, Einsatz und Risiko.

Welche KI-Lizenz reicht für einen Betrieb mit drei Beschäftigten?

Stand Oktober 2026 ist Claude Team laut Anthropic ab zwei Plätzen buchbar; auch OpenAI bietet mit ChatGPT Business einen Plan für Teams an. Wer Microsoft 365 nutzt, hat in berechtigten Plänen Copilot Chat ohne Aufpreis. Bei Google Workspace Business Starter gibt es Gemini in Gmail, in Vids und in der Gemini-App in der Basisstufe. Für den Anfang reicht meist ein Werkzeug mit dienstlichen Konten. Private Verbraucherabos eignen sich nicht für Kundendaten.

Kann ich eine KI-Schulung als Selbstständiger von der Steuer absetzen?

Beruflich veranlasste Weiterbildungen sind bei Selbstständigen in der Regel Betriebsausgaben. Ob das im eigenen Fall gilt, hängt vom Zusammenhang mit der Tätigkeit ab und sollte mit der Steuerberatung geklärt werden. Bewahren Sie Rechnung, Agenda und Teilnahmebestätigung auf. Diese Unterlagen helfen zugleich beim internen Nachweis der KI-Kompetenz.

Können Mitarbeiter in Baden-Württemberg Bildungszeit für einen KI-Kurs nehmen?

Grundsätzlich ja, wenn der Kurs bei einer vom Regierungspräsidium Karlsruhe anerkannten Einrichtung stattfindet und durchschnittlich mindestens sechs Zeitstunden täglich umfasst. Der Antrag muss schriftlich und mit mehreren Wochen Vorlauf gestellt werden. Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten können den Antrag laut IHK ablehnen. Ein vom Betrieb selbst organisierter Workshop gilt in der Regel nicht als Bildungszeit.

Quellen und Stand.

• AI Literacy – Questions & Answers — Europäische Kommission
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) — EUR-Lex, Amt für Veröffentlichungen der EU
• Pressemitteilung: Bundesnetzagentur übernimmt zentrale Rolle bei der Umsetzung der KI-Verordnung (29.07.2026) — Bundesnetzagentur
• Plans & Pricing — Anthropic
• How do I view and sign your Data Processing Addendum (DPA)? — Anthropic Privacy Center
• Microsoft 365 Copilot pricing — Microsoft
• Google Workspace – Preise — Google
• Bildungszeitgesetz Baden-Württemberg — IHK Heilbronn-Franken
• § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen — Bundesministerium der Justiz

Stand: 22. Oktober 2026. Produkte, Funktionen und Preise ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter und Behörden.

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