KI-Schulung für HR: was Personalabteilungen dürfen und üben.

Eine KI-Schulung für HR sollte zuerst klären, welche Personalaufgaben mit KI unkritisch sind und wo Regeln greifen. Texte ohne Personenbezug wie Stellenanzeigen, Richtlinien und Weiterbildungspläne können Personalabteilungen schon heute mit KI erstellen; KI-Systeme zur Auswahl und Bewertung von Bewerbern und Beschäftigten zählen dagegen zu den Hochrisiko-Bereichen der KI-Verordnung, deren Pflichten nach dem Digital-Omnibus ab dem 02.12.2027 gelten. Stand Oktober 2026 bleibt damit gut ein Jahr, um Grenzen zu üben, bevor KI-Funktionen im Recruiting fest in Abläufe und Software eingebaut sind. Dieser Beitrag ordnet HR-Aufgaben in drei Zonen ein, erklärt, was Datenschutz und Betriebsrat für die Schulung selbst bedeuten, und zeigt Übungen, die ohne echte Personaldaten auskommen. Ob ein konkretes Werkzeug hochriskant ist, klären Sie im Einzelfall mit Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Steuerstand zum unten angegebenen Datum allgemein wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.

Was darf HR mit KI heute schon tun?

Mehr, als viele Personalabteilungen annehmen. Die KI-Verordnung verbietet KI im Personalbereich nicht pauschal, sie unterscheidet nach dem Zweck. Ein Sprachmodell, das eine Stellenanzeige formuliert, ist rechtlich etwas anderes als ein System, das Bewerbungen sortiert und Kandidaten bewertet. Für den ersten Fall gelten vor allem Datenschutz, Gleichbehandlung und eine fachliche Prüfung des Ergebnisses. Für den zweiten Fall kommen ab Dezember 2027 die Hochrisiko-Pflichten hinzu.

Seit 02.02.2025 gilt Art. 4 KI-Verordnung zur KI-Kompetenz. Nach dem Digital-Omnibus, der seit 27.07.2026 in Kraft ist, müssen Unternehmen, die KI einsetzen, die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen; ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht mehr sicherstellen. Ein Zertifikat ist laut FAQ der EU-Kommission (Stand 20.10.2026) nicht nötig; Unternehmen können ein internes Verzeichnis der Schulungen und Maßnahmen führen. Für HR hat Art. 4 eine doppelte Bedeutung: Die Abteilung braucht selbst KI-Kompetenz und organisiert oft die Schulung aller anderen.

Ebenfalls seit 02.02.2025 verboten sind nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. f KI-Systeme, die Emotionen von Personen am Arbeitsplatz ableiten sollen, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen. Nach den Leitlinien der EU-Kommission zu verbotenen Praktiken gilt das auch für Bewerber im Auswahlverfahren. Für HR betrifft das etwa Videointerview- und Testwerkzeuge, die aus Mimik, Stimme oder Tippverhalten auf Begeisterung oder Nervosität schließen wollen. Solche Funktionen gehören in einer HR-Schulung auf die Liste der Dinge, die man erkennt und ablehnt.

Das Drei-Zonen-Modell für die Personalarbeit.

Für die Schulung hilft eine einfache Einteilung: Jede HR-Aufgabe landet in einer von drei Zonen. Die Zone entscheidet, welche Daten erlaubt sind, wer das Ergebnis prüft und was im Workshop geübt wird.

Die Grenze zwischen den Zonen verläuft nicht entlang des Werkzeugs, sondern entlang des Zwecks. Dasselbe Chatprogramm kann grün sein, wenn es eine Stellenanzeige schreibt, und rot, wenn es zwanzig Lebensläufe nach Eignung sortiert. Auffällig ist der Fall der Stellenanzeigen: Den Text zu schreiben ist unkritisch, die gezielte Ausspielung von Anzeigen an ausgewählte Personen nennt Anhang III dagegen ausdrücklich.

Recruiting und Bewerberauswahl: was ab Dezember 2027 gilt.

Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung erfasst zwei Gruppen von Systemen. Buchstabe a betrifft die Einstellung und Auswahl, insbesondere das gezielte Schalten von Stellenanzeigen, das Analysieren und Filtern von Bewerbungen und die Bewertung von Bewerbern. Buchstabe b betrifft Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderung und Kündigung, die Zuweisung von Aufgaben nach individuellem Verhalten oder persönlichen Merkmalen sowie die Überwachung und Bewertung von Leistung und Verhalten. Der Digital-Omnibus (VO (EU) 2026/1744) hat den Beginn dieser Pflichten auf den 02.12.2027 verschoben.

Art. 6 Abs. 3 sieht Ausnahmen vor, etwa wenn ein System nur eine eng begrenzte Verfahrensaufgabe oder eine vorbereitende Aufgabe erfüllt. Diese Ausnahmen greifen aber nicht, wenn das System ein Profiling natürlicher Personen vornimmt. Ein Ranking von Bewerbern nach vorhergesagter Eignung ist typischerweise genau das. Für HR-Teams wichtig: Wer einen allgemeinen Chatbot gezielt zur Bewerberauswahl einsetzt, ändert nach Art. 25 Abs. 1 Buchst. c dessen Zweckbestimmung und kann damit selbst die Pflichten eines Anbieters tragen.

Als Betreiber eines Hochrisiko-Systems muss ein Unternehmen die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die über die nötige Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen (Art. 26 Abs. 2). Vor dem Einsatz am Arbeitsplatz sind die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten zu informieren (Art. 26 Abs. 7). Diese Schulungspflicht für die menschliche Aufsicht bleibt laut EU-Kommission auch nach dem Omnibus bestehen. Wie Auswahlprozesse mit KI im Detail aussehen und wo Diskriminierung entsteht, beschreibt der Beitrag Personalauswahl mit KI.

Bis Dezember 2027 ist der Bereich nicht unreguliert. Art. 22 DSGVO schränkt Entscheidungen ein, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und Menschen erheblich beeinträchtigen, eine Absage im Bewerbungsverfahren kann dazu gehören. Das AGG verbietet Benachteiligungen unabhängig davon, ob ein Mensch oder eine Software sie verursacht.

Datenschutz bei Beschäftigtendaten in der Schulung.

Für die Schulung selbst gilt eine klare Regel: keine echten Bewerber- oder Beschäftigtendaten. Das betrifft auch scheinbar harmlose Dinge wie einen echten Lebenslauf als Beispiel oder ein reales Gesprächsprotokoll mit geschwärztem Namen. Bei privaten Verbraucherkonten von KI-Diensten können Eingaben je nach Einstellung für das Training der Modelle genutzt werden; bei den Business- und Enterprise-Angeboten der großen Anbieter ist das laut deren Angaben standardmäßig ausgeschaltet. Geübt wird deshalb mit dienstlichen Konten und mit erfundenen Daten.

Wichtig ist der Unterschied zwischen anonym und pseudonym. Pseudonymisierte Daten, bei denen nur der Name ersetzt wurde, bleiben für das Unternehmen in der Regel personenbezogen, weil sich die Person mit Zusatzwissen wieder bestimmen lässt (Erwägungsgrund 26 DSGVO). In kleinen Teams reichen oft Funktion, Abteilung und ein Ereignis, um zu wissen, wer gemeint ist. Besonders heikel sind Gesundheitsdaten, etwa zu Fehlzeiten, und Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit; sie gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO.

Für den späteren Einsatz im Alltag braucht jede Verarbeitung von Beschäftigtendaten eine Rechtsgrundlage. Die Generalklausel in § 26 Abs. 1 BDSG ist seit dem EuGH-Urteil vom 30.03.2023 (C-34/21) umstritten, Arbeitgeber stützen sich deshalb häufig direkt auf Art. 6 DSGVO. Welche Grundlage im konkreten Fall trägt, klären Sie mit dem Datenschutzbeauftragten. In der Schulung reicht es, dass alle Teilnehmenden die Fragen kennen, die sie vor dem Einsatz stellen müssen.

Betriebsrat einbinden: Unterrichtung und Sachverstand.

Wo es einen Betriebsrat gibt, ist er bei KI im Personalbereich fast immer betroffen. Nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG unterrichtet der Arbeitgeber ihn rechtzeitig und mit den erforderlichen Unterlagen über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz. Nach Abs. 2 ist so früh zu beraten, dass Vorschläge und Bedenken des Betriebsrats noch in die Planung einfließen können.

Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen nach § 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG als erforderlich; die Einzelheiten werden mit dem Arbeitgeber vereinbart. Kann ein Werkzeug Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen, kommt in der Regel die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinzu. Für das Recruiting wichtig: Auswahlrichtlinien für Einstellungen, Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen brauchen die Zustimmung des Betriebsrats (§ 95 Abs. 1 BetrVG), auch dann, wenn bei ihrer Aufstellung KI zum Einsatz kommt (§ 95 Abs. 2a BetrVG). Mehr zu Betriebsvereinbarungen und typischen Konfliktpunkten steht im Beitrag Betriebsrat und KI.

Für die Schulung selbst gelten zusätzlich die Regeln zur Berufsbildung in §§ 96 bis 98 BetrVG, etwa zur Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen und zur Auswahl der Teilnehmenden. Praktisch bewährt sich, ein Betriebsratsmitglied in die HR-Schulung einzuladen. Dann sprechen beide Seiten über dieselben Zonen und dieselben Beispiele.

Übungen mit anonymisierten Daten.

Gute HR-Übungen sind realistisch, ohne echte Menschen zu enthalten. Die Fallbeispiele werden vorab erfunden, gern mit KI erzeugt und von HR auf Plausibilität geprüft. Typische Übungen für einen Workshop:

1. Stellenanzeige in drei Varianten: Text für eine fiktive Stelle erzeugen lassen, dann gemeinsam auf Formulierungen prüfen, die nach dem AGG heikel sind, etwa „junges Team“ oder „Muttersprache Deutsch“.
2. Richtlinie in klarer Sprache: Eine vorhandene, nicht vertrauliche Richtlinie verständlich umschreiben und daraus zehn FAQ für Beschäftigte ableiten. Danach prüfen, ob die KI Inhalte ergänzt hat, die nicht im Original stehen.
3. Weiterbildungsplan für eine Rolle: Aus einer fiktiven Stellenbeschreibung und einer Kompetenzliste einen Lernpfad über sechs Monate entwerfen.
4. Gesprächsleitfaden: Fragen für ein Jahresgespräch vorbereiten, ausgehend von Rolle und Zielen, ohne Leistungsdaten einer echten Person.
5. Befragung auswerten: Synthetische Freitextantworten einer Mitarbeiterbefragung clustern lassen, jede Aussage der KI am Rohtext prüfen und festlegen, ab welcher Gruppengröße Ergebnisse berichtet werden.
6. Pseudonymisieren üben: Ein erfundenes Gesprächsprotokoll so bereinigen, dass keine Rückschlüsse möglich sind, und dabei erleben, wie schwer das in kleinen Teams ist.
7. Rote Zone erkennen: Eine fiktive Produktbeschreibung eines Recruiting-Tools in Funktionen zerlegen und jede einordnen: unkritisch, Anhang III, Profiling oder verbotene Emotionserkennung. Daraus Fragen an den Anbieter ableiten.

Die letzte Übung ist oft die wertvollste, weil viele Funktionen im Alltag nicht selbst gebaut, sondern mit HR-Software eingekauft werden.

Grenzen und Risiken von KI in der Personalarbeit.

Auch in der grünen Zone macht KI Fehler, die in HR besonders teuer werden können. Diese Punkte gehören in jede Schulung:

• Verzerrung: Modelle übernehmen Muster aus Trainingsdaten. Formulierungen, Vorschläge und Bewertungen können Gruppen mittelbar benachteiligen, ohne dass es auf den ersten Blick auffällt.
• Erfundene Rechtsangaben: Sprachmodelle nennen bei Arbeitsrecht gelegentlich falsche Fristen oder Paragrafen. Die EU-Kommission nennt Halluzinationen ausdrücklich als Risiko, über das Beschäftigte informiert werden sollen.
• Scheinobjektivität: Ein Punktwert wirkt neutral, obwohl er auf unklaren Kriterien beruht. Menschen neigen dazu, sich zu stark auf maschinelle Vorschläge zu verlassen; die KI-Verordnung nennt diese Neigung in Art. 14 Abs. 4 Buchst. b ausdrücklich als Automatisierungsbias.
• Rückschlüsse auf Personen: Zusammenfassungen kleiner Gruppen verraten oft, wer was gesagt hat.
• Schatten-KI: Ohne dienstliches Werkzeug und klare Regeln weichen Beschäftigte auf private Konten aus, mit allen Folgen für den Datenschutz.

Eine Schulung beseitigt diese Risiken nicht. Sie sorgt dafür, dass das Team sie kennt, Ergebnisse prüft und weiß, wann eine Aufgabe die Zone wechselt.

So planen Sie die KI-Schulung für HR.

1. Bestand aufnehmen: Welche KI-Werkzeuge nutzt HR bereits, und welche KI-Funktionen stecken in Bewerbermanagement und HR-Software?
2. Zonen festlegen: Die eigenen Aufgaben in Grün, Gelb und Rot einteilen und als kurze Regel auf einer Seite festhalten.
3. Früh einbinden: Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, Betriebsrat vor der Schulung informieren und zur Teilnahme einladen.
4. Format wählen: Für ein HR-Team reicht oft ein halber oder ganzer Tag mit bis zu zwölf Personen, vor Ort oder remote. Wo KI im Personalbereich breiter eingeführt wird, passt ein mehrtägiges Format mit eigenen Anwendungsfällen.
5. Material vorbereiten: Fallbeispiele synthetisch erstellen, dienstliche Konten bereitstellen, Ergebnisse der Übungen als Vorlagen weiterverwenden.
6. Dokumentieren und nachsteuern: Teilnahme und Inhalte im internen Verzeichnis festhalten und bis zum 02.12.2027 prüfen, welche Werkzeuge in die rote Zone fallen und wer dort die menschliche Aufsicht übernimmt.

Marcel Gautsche, KI-Trainer aus Stuttgart mit über 50 gehaltenen KI-Workshops, bietet dafür Formate vom halb- oder ganztägigen KI-Impuls-Workshop bis zur zwei- bis dreitägigen KI-Einführung im Haus an, in der Region Stuttgart, bundesweit vor Ort oder remote. Datenschutz, EU AI Act und die eigenen Anwendungsfälle der Personalabteilung sind dabei feste Bestandteile.

Häufige Fragen.

Darf die Personalabteilung ChatGPT für Stellenanzeigen nutzen?

Ja, das Formulieren von Stellenanzeigen gehört zu den unkritischen Aufgaben, solange keine personenbezogenen Daten eingegeben werden und der Text vor der Veröffentlichung geprüft wird, auch auf benachteiligende Formulierungen nach dem AGG. Anders ist es, wenn ein KI-System Anzeigen gezielt an ausgewählte Personen ausspielt: Das nennt Anhang III der KI-Verordnung ausdrücklich als Hochrisiko-Anwendung.

Ist KI im Recruiting ab Dezember 2027 verboten?

Nein. KI-Systeme zur Auswahl und Bewertung von Bewerbern gelten als hochriskant, sind aber erlaubt. Ab dem 02.12.2027 müssen Anbieter und Betreiber dann zusätzliche Pflichten erfüllen, etwa menschliche Aufsicht durch geschulte Personen und die Information der Beschäftigten und ihrer Vertretung. Verboten ist bereits seit Februar 2025 die Emotionserkennung am Arbeitsplatz, die auch Bewerbungsgespräche betrifft.

Dürfen in einer HR-Schulung echte Bewerberdaten verwendet werden?

Davon ist abzuraten. Für Übungen gibt es in aller Regel keinen Grund, echte Lebensläufe oder Gesprächsprotokolle zu verwenden, und ein bloßes Schwärzen der Namen macht Daten nicht anonym. Besser sind erfundene, vorab erstellte Fallbeispiele und dienstliche Konten, bei denen Eingaben laut Anbieter nicht für das Training der Modelle genutzt werden.

Muss der Betriebsrat bei KI im Personalbereich beteiligt werden?

Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat rechtzeitig über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von KI unterrichten und mit ihm beraten (§ 90 BetrVG). Zur Beurteilung von KI kann der Betriebsrat einen Sachverständigen hinzuziehen. Kann ein Werkzeug Leistung oder Verhalten überwachen, besteht in der Regel ein Mitbestimmungsrecht, ebenso bei Auswahlrichtlinien für Einstellungen, auch wenn KI sie mit erstellt. Für die Schulung selbst gelten die Regeln zur Berufsbildung in §§ 96 bis 98 BetrVG.

Quellen und Stand.

• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus zur KI-Verordnung) — EUR-Lex, Amtsblatt der EU
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), u. a. Art. 5, 6, 26 und Anhang III — EUR-Lex, Amtsblatt der EU
• Article 25: Responsibilities Along the AI Value Chain — artificialintelligenceact.eu (Future of Life Institute)
• Guidelines on prohibited artificial intelligence practices, C(2025) 5052 (veröffentlicht 04.02.2025, aktualisiert 31.07.2025), u. a. Art. 5 Abs. 1 Buchst. f — Europäische Kommission
• AI Literacy – Questions & Answers (Stand 20.10.2026) — Europäische Kommission
• § 90 BetrVG – Unterrichtungs- und Beratungsrechte — Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), u. a. § 80 Abs. 3, § 87 Abs. 1 Nr. 6, § 95 und §§ 96 bis 98 — Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), u. a. Art. 9, Art. 22 und Erwägungsgrund 26 — EUR-Lex, Amtsblatt der EU

Stand: 22. Oktober 2026. Produkte, Funktionen und Preise ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter und Behörden.

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