KI-Schulung für die Buchhaltung: Excel, Belege und Grenzen.

Eine KI-Schulung für die Buchhaltung lohnt sich vor allem für Textarbeit, Dokumente und das Verstehen von Excel-Dateien; bei Zahlen, Buchungen und Abschlüssen bleibt KI ein Werkzeug mit Prüfpflicht. Ein guter Workshop für das Finanzteam übt deshalb beides: Formeln erklären lassen, Abweichungen suchen, Verträge und Belege zusammenfassen und jedes Ergebnis mit einem festen Prüfschritt absichern. Dieser Beitrag beschreibt ein Workshop-Konzept mit konkreten Übungen für Copilot in Excel, ChatGPT und Gemini in Google Sheets, eine Tabelle mit geeigneten und ungeeigneten Aufgaben und die Grenzen einer Branchenlösung am Beispiel DATEV Copilot. Stand Oktober 2026 zeigt Copilot in Excel im Änderungsverlauf der Arbeitsmappe (englisch „Show Changes“) an, welche Änderungen von Copilot stammen, und verlinkt in seinen Antworten auf die geänderten Bereiche. Funktionen und Lizenzen ändern sich schnell. Prüfen Sie vor dem Workshop, was in Ihrer Umgebung tatsächlich freigeschaltet ist.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Steuerstand zum unten angegebenen Datum allgemein wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.

Was kann KI in Buchhaltung und Finanzen heute verlässlich?

Sprachmodelle, also KI-Systeme, die Text verarbeiten und erzeugen, sind stark bei Aufgaben, in denen es um Verstehen, Umformulieren und Strukturieren geht. In der Finanzabteilung heißt das zum Beispiel: eine verschachtelte Formel in verständliche Sätze übersetzen, einen 40-seitigen Lieferantenvertrag nach Zahlungsbedingungen durchsuchen, eine Zahlungserinnerung freundlicher formulieren oder aus Stichpunkten eine Mail an die Geschäftsführung machen. Hier liefern die gängigen Assistenten in der Regel brauchbare Entwürfe, die eine Fachkraft schnell prüfen kann.

Schwächer sind sie dort, wo jede Ziffer stimmen muss. Ein Sprachmodell rechnet nicht wie ein Taschenrechner, sondern erzeugt wahrscheinliche Antworten. Neuere Werkzeuge mildern das ab: Copilot in Excel kann Formeln direkt in das Arbeitsblatt schreiben, sodass Excel rechnet und nicht das Modell, und kann laut Microsoft seit August 2026 beim Bearbeiten auch Python in Excel für statistische Auswertungen nutzen. Trotzdem können Zellbezüge falsch gesetzt, Zeilen übersehen oder Spalten falsch gedeutet werden, etwa wenn „Betrag“ einmal netto und einmal brutto gemeint ist.

Für eine Schulung ergibt sich daraus eine klare Linie. Das Team lernt, KI für Vorarbeit, Erklärung und Suche zu nutzen, und lernt genauso gründlich, wo der Prüfschritt sitzt. Wer nur die Möglichkeiten zeigt, erzeugt leicht falsches Vertrauen. Wer nur warnt, erzeugt oft Ablehnung, und die Werkzeuge werden dann privat und ohne Regeln genutzt. Ein guter Workshop macht beides an echten Aufgabentypen der Abteilung erlebbar.

Aufgaben im Überblick: geeignet, mit Prüfung, ungeeignet.

Die Tabelle ordnet typische Aufgaben aus Buchhaltung, Controlling und Finanzabteilung ein. Sie ist eine Arbeitsgrundlage für den Workshop, keine abschließende Liste. Welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen freigegeben werden, legen Sie selbst fest, idealerweise gemeinsam mit Datenschutz und Steuerberatung.

Die mittlere Kategorie ist im Workshop der wichtigste Lerninhalt. „Geeignet mit Prüfung“ heißt: Die KI spart Zeit bei der Vorarbeit, aber das Ergebnis geht erst nach einem festgelegten Prüfschritt weiter. Diesen Schritt benennt das Team für jede Aufgabe ausdrücklich, damit er im Alltag nicht unter Zeitdruck wegfällt.

Welche Excel-Übungen eignen sich mit Copilot, ChatGPT oder Gemini?

Für die Übungen brauchen Sie eine Musterdatei mit erfundenen oder anonymisierten Daten, zum Beispiel eine Offene-Posten-Liste mit einigen hundert Zeilen, einen Plan-Ist-Vergleich nach Kostenstellen und eine Tabelle mit einer bewusst eingebauten fehlerhaften Formel. Welches Werkzeug Sie verwenden, hängt von Ihrer Umgebung ab:

• Copilot in Excel: öffnet laut Microsoft-Hilfe standardmäßig im Bearbeitungsmodus („Allow editing“), ändert also selbst Zellen, Formeln, Diagramme und Pivot-Tabellen. Ein Planmodus zeigt das Vorgehen zur Bestätigung, bevor etwas geändert wird. Ob Copilot in Excel verfügbar ist, hängt von Lizenz und Einstellungen der Organisation ab.
• ChatGPT for Excel and Google Sheets: eine Seitenleiste, die laut OpenAI Tabellen samt Formeln erstellen und ändern, Formeln erklären und mehrere Tabellenblätter zusammenfassen kann. Auch hier gilt: Formeln, Berechnungen und geänderte Zellen vor der Weitergabe prüfen und bei wichtigen Dateien mit einer Kopie arbeiten.
• Gemini in Google Sheets: Seit dem 19.10.2026 führt Google schrittweise ein, dass Gemini Fragen in natürlicher Sprache zu BigQuery-Datensätzen beantwortet, die über Connected Sheets verbunden sind, und auf Wunsch Dashboards mit aktualisierbaren Pivot-Tabellen und Diagrammen anlegt, unter anderem ab Business Standard. Für die meisten kleineren Teams ist die normale Gemini-Seitenleiste in Sheets relevanter; welche Funktionen es gibt, hängt von der Workspace-Edition ab.

Fünf Übungen lassen sich mit jedem dieser Werkzeuge durchführen:

1. Formel-Übersetzer (20 Minuten): Die Teilnehmenden lassen sich eine verschachtelte Formel mit WENN und SVERWEIS erklären und rechnen die Erklärung an zwei Zeilen nach. Lernziel: Erklärungen helfen beim Verstehen, sind aber nicht automatisch richtig.
2. Fehlersuche (25 Minuten): In der Musterdatei steckt ein falscher Zellbezug, der eine Summe verfälscht. Findet die KI ihn? Wer ihn gefunden hat, beschreibt, wie er das Ergebnis überprüft hat.
3. Abweichungen finden (30 Minuten): Die KI gleicht offene Posten mit Zahlungseingängen ab. Die Gruppe vergleicht die Trefferliste mit einer klassischen Abgleichformel. Lernziel: nicht nur die Treffer prüfen, sondern auch, ob etwas fehlt.
4. Änderungen nachvollziehen (20 Minuten): Copilot baut eine Auswertung, danach öffnen alle den Änderungsverlauf der Arbeitsmappe („Show Changes“). Laut den Microsoft-Release-Notes vom 23.09.2026 zeigt Excel dort auf den Karten an, wenn Copilot Änderungen oder Vorschläge gemacht hat. Wer ohne Copilot arbeitet, vergleicht stattdessen Original und Kopie. Lernziel: Jede KI-Änderung ist auffindbar, bevor die Datei weitergeht.
5. Kommentar zur Abweichung (25 Minuten): Die KI schreibt einen Kurzkommentar zum Plan-Ist-Vergleich für die Geschäftsführung. Die Gruppe markiert jede Zahl im Text und prüft sie gegen die Tabelle.

Weitere Ansätze für Fragen an Tabellen in Klartext beschreibt der Beitrag KI auf Tabellen loslassen. Im Workshop zählt weniger die Zahl der Übungen als die gemeinsame Auswertung: Was hat die KI richtig gemacht, wo lag sie daneben, und welcher Prüfschritt hat den Fehler aufgedeckt?

Belege und Dokumente zusammenfassen.

Neben Excel ist Dokumentarbeit der zweite große Block. Typische Übungen sind: einen Rahmenvertrag mit einem Lieferanten auf Zahlungsziel, Skonto, Kündigungsfristen und Preisanpassungsklauseln durchsuchen; aus einem Prüfbericht die offenen Punkte als Liste ziehen; eine interne Reisekostenrichtlinie in eine Checkliste für Kolleginnen und Kollegen übersetzen. Der Prüfschritt ist immer derselbe: Jede Frist und jeder Betrag wird im Original nachgeschlagen, die Fundstelle mit Seite und Absatz notiert.

Bei Belegen lohnt sich eine Unterscheidung. Einzelne Musterrechnungen in einen Chat-Assistenten hochzuladen und Daten auslesen zu lassen, ist eine gute Übung, um zu sehen, was KI erkennt und wo sie sich verliest, etwa bei Datumsformaten, Steuersätzen, Gutschriften oder handschriftlichen Notizen. Auch für die Belegablage ist KI nützlich: Sie schlägt Dateinamen nach einer festen Konvention vor, zum Beispiel Datum, Lieferant und Rechnungsnummer, oder ordnet Dokumente Ordnern zu. Für die laufende Belegverarbeitung gehören solche Schritte aber in Systeme, die dafür gebaut sind, also Buchhaltungssoftware mit Belegerkennung, Schnittstellen zur Ablage und klaren Freigaben. Wie der Weg vom Beleg bis zum Abschluss mit KI-Unterstützung aussehen kann, beschreibt der Beitrag KI in der Buchhaltung: vom Beleg zur Bilanz.

Für Übungsdaten gilt eine einfache Regel: Belege und Verträge echter Kunden, Lieferanten oder Beschäftigter haben in einer Schulung nichts zu suchen, solange nicht geklärt ist, wo die Daten verarbeitet werden. Besser sind erfundene Musterrechnungen oder Belege, auf denen Namen, Adressen, IBAN und Rechnungsnummern geschwärzt sind. Bei Lohn- und Gehaltsdaten ist besondere Vorsicht angebracht. Im Zweifel fragen Sie die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens.

Branchenlösungen am Beispiel DATEV Copilot.

Neben allgemeinen Assistenten gibt es KI-Funktionen direkt in Branchensoftware. Ein Beispiel ist der DATEV Copilot, laut DATEV seit Mai 2026 als zentraler KI-Assistent in MyDATEV verfügbar und auf die Anforderungen von Kanzleien ausgerichtet. Er entwirft Texte aus Stichpunkten oder per Spracheingabe, übersetzt, fasst Dokumente in den Formaten PDF, DOCX, ODT, TXT und RTF mit bis zu 1.000 Seiten zusammen und bietet eine Prompt-Bibliothek für wiederkehrende Anfragen. Die Verarbeitung findet laut DATEV in der DATEV-Cloud statt. Als Erweiterungen nennt DATEV eine Websuche, einen Service-Assistenten auf Basis des Hilfe-Centers und das separat lizenzierte LEXchat.

Ebenso aufschlussreich sind die Grenzen, die DATEV selbst benennt: Strukturierte Daten wie BWAs (betriebswirtschaftliche Auswertungen), Tabellen und andere Auswertungen kann der Copilot derzeit nicht analysieren. Ohne Websuche oder LEXchat reicht sein Wissen bis Ende September 2024, Ergebnisse zu aktuellen Themen sind deshalb sorgfältig zu prüfen. Die fachliche Bewertung und Entscheidung bleibt laut DATEV bei den Nutzenden.

Für eine Schulung ist das ein gutes Lehrstück: Eine Branchenlösung ist nicht automatisch für alle Aufgaben der Branche geeignet. Wer mit DATEV arbeitet, übt im Workshop gezielt die Aufgaben, für die das Werkzeug gebaut ist, etwa Schreiben an Kanzleikunden, Zusammenfassungen und Übersetzungen, und lernt gleichzeitig, bei welchen Fragen der Wissensstand nicht ausreicht. Für Unternehmen mit eigener Buchhaltung gilt dasselbe für KI-Funktionen in anderer Buchhaltungs- oder ERP-Software: Lesen Sie vor dem Workshop die Herstellerangaben zu Funktionsumfang, Wissensstand und Datenverarbeitung und richten Sie die Übungen danach aus.

Grenzen: Rechenfehler, Halluzinationen, Dokumentation.

Halluzinationen sind Antworten, die überzeugend klingen, aber falsch oder erfunden sind. In der Finanzabteilung zeigen sie sich etwa als erfundene Paragrafen, falsche Steuersätze, nicht existierende Konten im Kontenrahmen oder Summen, die nicht zur Tabelle passen. Die EU-Kommission nennt dieses Risiko in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung (Stand 20.10.2026) ausdrücklich: Beschäftigte, die etwa ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, sollen über spezifische Risiken wie Halluzinationen informiert werden. Nur auf Gebrauchsanweisungen zu verweisen oder sie lesen zu lassen, kann nach Einschätzung der Kommission wirkungslos sein. Seit dem Digital-Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27.07.2026, müssen Unternehmen die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen; ein bestimmtes Niveau ist nicht mehr vorgeschrieben. Ein Zertifikat ist laut FAQ nicht nötig, ein internes Verzeichnis der Schulungen ist möglich.

Für die Arbeit im Finanzteam bieten sich vier Regeln an, die im Workshop gemeinsam formuliert werden:

• Vier-Augen-Prinzip: Jedes KI-Ergebnis mit Zahlen, das in eine Buchung, einen Bericht oder eine Zahlung einfließt oder die Abteilung verlässt, prüft eine zweite Person oder ein unabhängiger Rechenweg.
• Keine Entscheidungen durch KI: Zahlungsfreigaben, Kontierungen, Wertberichtigungen und Abschlussbuchungen entscheidet ein Mensch.
• Nachvollziehbarkeit: Wer KI für Auswertungen nutzt, hält fest, welche Datei, welches Werkzeug und welcher Prüfschritt verwendet wurden. Funktionen wie der Änderungsverlauf in Excel helfen dabei, ersetzen aber keine geordnete Ablage.
• Freigegebene Werkzeuge: Finanzdaten nur in Werkzeugen mit Unternehmenskonto und geklärter Datenverarbeitung, nie in privaten Konten.

Für die Buchführung selbst gelten in Deutschland zusätzlich die GoBD, die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, die das Ministerium mit Schreiben vom 14.07.2025 unter anderem für E-Rechnungen angepasst hat. Schon die Abgabenordnung verlangt in § 145, dass sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Ob und wie KI-Schritte in der Dokumentation Ihrer Buchführungsabläufe zu beschreiben sind, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung. Eine Schulung kann das Thema bewusst machen, aber nicht entscheiden.

So planen Sie die KI-Schulung für Buchhaltung und Finanzteam.

Ein Workshop für Buchhaltung und Finanzen funktioniert am besten mit einer überschaubaren Gruppe, eigenen Übungsdateien und einer Umgebung, in der die Werkzeuge vorher getestet wurden. Ein typischer Ablauf für einen halben Tag:

1. Grundlagen und Grenzen (45 Minuten): wie Sprachmodelle arbeiten, warum sie sich verrechnen können, Halluzinationsbeispiele aus dem Finanzbereich, die Datenschutzregeln im Unternehmen.
2. Excel-Block (75 Minuten): drei bis vier der Übungen aus diesem Beitrag mit der Musterdatei, einschließlich Änderungsverlauf oder Vergleich mit einer Kopie.
3. Dokumenten-Block (45 Minuten): Vertrag, Richtlinie oder Prüfbericht zusammenfassen und gegen das Original prüfen.
4. Eigene Aufgaben (45 Minuten): Jede Person bringt eine wiederkehrende Aufgabe mit, die Gruppe ordnet sie in die Tabelle ein: geeignet, mit Prüfung, ungeeignet.
5. Regeln festhalten (30 Minuten): eine Seite mit erlaubten Werkzeugen, Prüfschritten und Datenregeln, die das Team ab dem nächsten Tag nutzt.

Vor dem Termin klären Sie drei Dinge: Welche Lizenzen und Funktionen sind tatsächlich freigeschaltet, etwa Copilot in Excel oder Gemini in Sheets? Gibt es Testkonten oder eine Testumgebung? Und wer erstellt die anonymisierten Musterdateien? Bei einem ganzen Tag bleibt zusätzlich Raum für Controlling-Themen wie Forecast-Kommentare und Berichtsentwürfe. Zur Dokumentation bietet sich eine kurze Teilnehmerliste mit Datum und Inhalten im internen Schulungsverzeichnis an.

Marcel Gautsche ist KI-Trainer und KI-Berater aus Stuttgart und hat über 50 KI-Workshops für Unternehmen gehalten. Für Finanzteams eignen sich vor allem der KI-Impuls-Workshop (ein halber oder ganzer Tag, bis zwölf Personen, vor Ort oder remote) und die KI-Einführung für KMU über zwei bis drei Tage im Haus. Selbstständige und Einzelpersonen, die ihre Buchhaltung mit KI besser organisieren wollen, können das Thema auch im 1:1-Coaching mit Sessions von je 90 Minuten durcharbeiten. Inhalte und Übungen werden an Ihre Werkzeuge und Aufgaben angepasst, das Angebot gibt es individuell nach einem kostenlosen Vorgespräch.

Häufige Fragen.

Was lernt man in einer KI-Schulung für die Buchhaltung?

Eine KI-Schulung für die Buchhaltung zeigt, wie Assistenten wie Copilot, ChatGPT oder Gemini Formeln erklären, Abweichungen in Listen finden, Verträge und Belege zusammenfassen und Texte entwerfen. Ebenso wichtig ist der zweite Teil: wo KI sich verrechnet oder Fakten erfindet, welcher Prüfschritt zu welcher Aufgabe gehört und welche Daten nicht in KI-Werkzeuge gehören. Am Ende steht idealerweise eine kurze schriftliche Regel für das Team.

Kann Copilot in Excel Fehler in Formeln finden?

Copilot in Excel kann Formeln prüfen, erklären und Auffälligkeiten benennen, findet aber nicht zuverlässig jeden Fehler. Falsche Zellbezüge oder missverstandene Spalten können übersehen werden. Hilfreich ist, dass Copilot laut Microsoft-Release-Notes vom September 2026 in seinen Antworten auf geänderte Bereiche verlinkt und der Änderungsverlauf der Arbeitsmappe („Show Changes“) zeigt, welche Änderungen von Copilot stammen. Ergebnisse mit Zahlen sollten trotzdem stichprobenartig nachgerechnet werden.

Darf die Buchhaltung echte Rechnungen in ChatGPT hochladen?

In private Konten gehören echte Rechnungen, Verträge oder Lohndaten nicht. In einem Unternehmenskonto hängt es davon ab, wo die Daten verarbeitet werden, welche Verträge mit dem Anbieter bestehen und was die interne Richtlinie erlaubt. Für Schulungen eignen sich erfundene Musterrechnungen oder geschwärzte Belege. Für die laufende Belegverarbeitung ist Buchhaltungssoftware mit eigener Belegerkennung und Freigabe in der Regel der bessere Weg.

Kann DATEV Copilot eine BWA auswerten?

Nach Angaben von DATEV derzeit nicht. Der DATEV Copilot ist seit Mai 2026 in MyDATEV verfügbar, fasst Dokumente bis 1.000 Seiten zusammen, entwirft und übersetzt Texte. Strukturierte Daten wie BWAs, Tabellen und andere Auswertungen kann er laut DATEV aber noch nicht analysieren. Ohne Websuche oder LEXchat reicht sein Wissensstand bis Ende September 2024, aktuelle Themen sind daher besonders sorgfältig zu prüfen.

Muss die Buchhaltung nach dem AI Act in KI geschult werden?

Art. 4 der KI-Verordnung verlangt seit dem Digital-Omnibus, dass Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten unterstützen; ein bestimmtes Niveau oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die EU-Kommission erwartet aber, dass Beschäftigte, die KI nutzen, über spezifische Risiken wie Halluzinationen informiert werden. Für eine Buchhaltung, die mit KI arbeitet, ist eine kurze, auf ihre Aufgaben zugeschnittene Schulung deshalb naheliegend.

Quellen und Stand.

• DATEV Copilot: Das kann der KI-Assistent heute — DATEV
• Microsoft 365 Copilot release notes — Microsoft Learn
• Get started with Copilot in Excel — Microsoft Support
• ChatGPT for Excel and Google Sheets — OpenAI Help Center
• Google Workspace Updates, Oktober 2026 — Google
• AI Literacy – Questions & Answers — Europäische Kommission
• GoBD; 2. Änderung aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen (BMF-Schreiben vom 14.07.2025) — Bundesministerium der Finanzen
• Abgabenordnung, § 145 Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen — Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)

Stand: 22. Oktober 2026. Produkte, Funktionen und Preise ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter und Behörden.

Sie wollen Ihr Finanzteam gezielt für die Arbeit mit KI schulen? Unverbindlich anfragen — wir klären Werkzeuge, Übungsdateien und Prüfregeln für Ihren Workshop. Mehr zu meinem Angebot: KI-Workshops für Unternehmen und KI-Beratung.