Präsentationen mit KI erstellen.

In den meisten mittelständischen Unternehmen verschwinden jedes Jahr substanzielle Personentage in der Erstellung von Präsentationen: Vertriebspräsentationen, Geschäftsführungs-Vorlagen, Mitarbeiterversammlungen, Kundenworkshops, Messepräsentationen. Wer ehrlich rechnet, kommt schnell auf Beträge im sechsstelligen Bereich — Stunden, die zu großen Teilen für Folienlayout, Formatierung und Bildersuche verbraucht werden, nicht für die eigentliche inhaltliche Arbeit. KI bringt hier einen substanziellen Effizienzgewinn, der oft unterschätzt wird, weil er sich auf viele kleine Vorgänge verteilt. Gleichzeitig schafft KI nicht automatisch gute Präsentationen — sie schafft schnellere Erstentwürfe. Was eine Präsentation am Ende überzeugend macht, bleibt ein Frage von Inhalt, Struktur und Augenmaß. Dieser Artikel zeigt, was KI realistisch leistet, wo sie hilft und wo sie irreführt.

Wo Zeit bei Präsentationen wirklich verloren geht.

Die intuitive Annahme ist: Eine Präsentation kostet vor allem Denkzeit. Die ehrliche Beobachtung ist anders. In den meisten Unternehmen verteilt sich die Zeit grob so: 20 Prozent inhaltliche Arbeit (Was soll gesagt werden?), 25 Prozent textliche Ausformulierung (Wie sage ich es prägnant?), 35 Prozent visuelles Layout (Formatierung, Schriften, Bilder, Diagramme), 20 Prozent Iteration mit Auftraggeber.

Die ersten 20 Prozent — die eigentliche Denkarbeit — sind das, wofür Geschäftsführer und Fachleute eingestellt sind. Die restlichen 80 Prozent sind in unterschiedlichem Grad automatisierbar. Hier setzt KI an: Sie hilft beim prägnanten Ausformulieren von Bullet-Points aus Stichworten, beim Layout-Generieren auf Basis einer inhaltlichen Struktur, beim Erstellen passender Bilder oder Icons, und beim schnellen Anpassen, wenn Feedback kommt.

Was sie nicht ersetzt: das Verstehen, was die Zielgruppe wirklich braucht. Eine technisch perfekte, ästhetisch saubere KI-Präsentation kann am Thema vorbeigehen, wenn der Verfasser den Kunden, das Gremium oder die Zielgruppe nicht versteht. Hier muss der Mensch denken — und KI ist nur das Werkzeug zur Umsetzung.

Vom Stichwort zum Folienset — der typische Workflow.

Ein produktiver KI-Workflow für Präsentationen sieht heute oft so aus. Der Verfasser sammelt zunächst die inhaltlichen Punkte in einer Liste — fünfzehn bis zwanzig Stichworte, Argumente, Daten. Diese Liste plus ein Briefing (Zielgruppe, Anlass, gewünschte Tonalität, Zeitfenster) geht an die KI mit der Bitte um eine Foliengliederung.

Die KI liefert eine Strukturvorschlag mit zehn bis fünfzehn Folientiteln und je drei bis fünf Bullet-Points pro Folie. Diese Gliederung wird vom Menschen geprüft und angepasst — nicht akzeptiert, weil sie hübsch aussieht, sondern weil sie inhaltlich trägt. Hier liegt die wichtigste Prüfstelle: Stimmt der rote Faden? Sind die richtigen Punkte gewichtet?

Im zweiten Schritt wird aus der Gliederung ein Folienset. Tools wie Beautiful.ai, Gamma oder mittlerweile auch Microsoft Designer in PowerPoint generieren aus der Gliederung ein erstes Layout mit passenden Bildern und einer einheitlichen Optik. Das Ergebnis ist nie das Endprodukt, sondern ein 80-Prozent-Entwurf, der manuell durchgegangen wird. Diese 80 Prozent ohne KI selbst zu machen, hätte ein bis zwei Stunden gekostet — mit KI sind es zehn bis zwanzig Minuten.

Was KI wirklich gut kann.

Vier Aufgaben übernimmt KI heute mit verlässlicher Qualität und spürbarem Zeitgewinn:

• Bullet-Points aus Fließtext extrahieren. Wenn Sie einen Studienauszug, einen Bericht oder ein Memo haben — die KI liefert prägnante Bullet-Points für die Folie, und sie tut es konsistenter als die meisten menschlichen Verfasser unter Zeitdruck.
• Konsistente Tonalität über das gesamte Folienset. Wenn Sie 30 Folien haben und sicherstellen wollen, dass alle Folien einen einheitlichen Stil haben, ist das eine Aufgabe, die KI in fünf Minuten erledigt — manuell sind es eher fünf Stunden.
• Tabellen und Strukturen aus unstrukturierten Daten. Geben Sie der KI eine Liste mit unterschiedlichen Anbieterangeboten, und sie macht daraus eine vergleichende Tabelle. Eine Aufgabe, die einen Vertriebsmitarbeiter sonst eine Stunde kostet.
• Bildauswahl und -generierung. Statt eine Stunde nach dem passenden Stockfoto zu suchen, generiert eine KI in zwei Minuten ein passendes Bild — oft in höherer Eigenständigkeit als jede Stockfoto-Suche.

Diese vier Punkte zusammen reduzieren die Erstellungszeit einer Standard-Präsentation typischerweise um 40 bis 60 Prozent. Bei sehr eigenständigen, strategischen Präsentationen ist der Hebel kleiner; bei Routine-Präsentationen ist er größer.

Was KI nicht oder nur eingeschränkt kann.

Drei Bereiche bleiben menschliche Domäne — auch mit aktuellen Tools.

Der eigentliche Erkenntniswert. Eine Präsentation ist überzeugend, wenn sie etwas Wesentliches verständlich macht, das die Zielgruppe vorher nicht so klar gesehen hat. Diese inhaltliche Verdichtung — die These der Präsentation — kann KI nicht liefern, weil sie den Kontext und die Zielgruppe nicht wirklich kennt.

Daten-Visualisierungen, die etwas aussagen. KI kann ein Diagramm erstellen. Aber ob das Diagramm die richtige Geschichte erzählt, ob die Achsen sinnvoll skaliert sind, ob die Botschaft auf den ersten Blick erkennbar ist — das prüft der Mensch. Tools wie ChatGPT erstellen oft Diagramme, die formal korrekt sind, aber die Hauptbotschaft verstecken.

Anpassung an die spezifische Zielgruppe. Was funktioniert beim Aufsichtsrat anders als beim Vertriebsteam? Welche internen Sensibilitäten muss man berücksichtigen? Welches Fachvokabular ist angemessen? KI generiert eine generische Präsentation — die letzte Anpassung an die konkrete Situation bleibt beim Menschen.

Wer diese drei Punkte ignoriert und KI-Output unbearbeitet einsetzt, präsentiert mittlerweile erkennbar. Erfahrene Zuhörer merken die generische Note innerhalb der ersten drei Folien — und es wirkt unprofessionell.

Tool-Landschaft 2026.

Die Tool-Landschaft hat sich in den letzten zwei Jahren sortiert. Vier Kategorien sind heute relevant:

• Universelle Sprachmodelle (ChatGPT, Claude, Gemini) sind exzellent für Gliederung, Bullet-Points und Texte — aber sie machen keine Folien. Ihre Ausgaben müssen in PowerPoint oder ein anderes Tool kopiert werden.
• KI-native Präsentationstools (Gamma, Beautiful.ai, Tome) erstellen vollständige Folien aus einem Briefing. Sie sind schnell und ästhetisch stark, aber die Layouts sind oft begrenzt und das Corporate Design lässt sich nur eingeschränkt durchsetzen.
• Klassische Präsentationstools mit KI-Integration (PowerPoint mit Copilot, Google Slides mit Gemini) sind weniger spektakulär, aber praxistauglich, weil sie das gewohnte Corporate Design und die bestehende Vorlagenwelt unterstützen.
• Spezialisierte Tools für Datenvisualisierung (Flourish, Datawrapper) ergänzen die Präsentationstools, wo es um anspruchsvolle Diagramme geht.

Im Mittelstand setzt sich derzeit überwiegend die dritte Kategorie durch: PowerPoint plus Copilot oder eine vergleichbare Integration, die das eigene Corporate Design respektiert. Das ist nicht die spektakulärste Wahl, aber die mit dem geringsten Reibungswiderstand und den verlässlichsten Ergebnissen.

Datenschutz und Corporate Confidentiality.

Eine Vorstandspräsentation enthält oft hochsensible Informationen: Strategiethesen, Kennzahlen, Personalplanungen, Akquisitionsüberlegungen. Solche Inhalte in einen US-Cloud-Dienst zu schicken, ist heikel — sowohl rechtlich als auch im Sinn der unternehmenseigenen Geheimhaltungsregeln.

Drei Wege bieten sich an. Erstens: Microsoft Copilot in einem Enterprise-Tarif mit EU-Hosting und vertraglich ausgeschlossener Trainingsdaten-Nutzung. Das ist heute der gängige Pfad für Mittelständler, die ohnehin Microsoft 365 nutzen. Zweitens: ein selbst gehostetes Setup mit einem Open-Source-Modell für die textliche Vorarbeit, das Layout dann manuell in PowerPoint. Drittens: Verzicht auf KI bei den sensibelsten Präsentationen — bei einer einzelnen Vorstandspräsentation im Halbjahr ist das eine vertretbare Lösung.

Pragmatische Regel: Für 90 Prozent der Präsentationen (Vertrieb, interne Updates, Schulungen) ist eine DSGVO-konforme Lösung ausreichend. Für die kritischen 10 Prozent — Strategiepapiere, M&A, Sensible HR-Themen — gehört eine bewusste Entscheidung dazu, ob KI eingesetzt wird oder nicht.

Grenzen und Stilbruch.

Wer KI für Präsentationen einsetzt, läuft in zwei Risiken. Erstens den Effekt der „KI-Stimme“: Wenn ein Folienset zu sehr nach KI-Output klingt, verliert es Glaubwürdigkeit. Erfahrene Zuhörer erkennen die immer gleichen Formulierungsmuster und die generischen Bilder. Die Gegenmaßnahme ist banal, aber wichtig: KI-Output ist ein Entwurf, kein Endprodukt. Wer ihn unbearbeitet übernimmt, wirkt austauschbar.

Zweitens die Vortäuschung von Tiefe. Eine KI-Präsentation sieht oft besser aus, als der Inhalt trägt. Sie suggeriert mit professionellem Layout eine inhaltliche Substanz, die nicht vorhanden ist. Das fällt im Vortrag spätestens in der Frage-Antwort-Phase auseinander — wenn der Vortragende nicht selbst durchdrungen hat, was auf seinen Folien steht.

Beide Risiken lassen sich durch eine einfache Disziplin reduzieren: Jeder, der eine KI-erstellte Präsentation hält, muss sie vorher gelesen, hinterfragt und angepasst haben. Wer das nicht tut, präsentiert nicht — er liest ab. Und das fällt heute auf.

Was Sie konkret tun können.

Drei Schritte führen aus dem aktuellen ineffizienten Modus in einen vernünftigen KI-gestützten Präsentationsworkflow:

1. Volumen ehrlich erfassen. Wie viele Präsentationen erstellt Ihr Unternehmen pro Monat, in welchen Funktionen, mit welchem typischen Zeitaufwand? Ohne diese Zahlen ist jede Werkzeugentscheidung ohne Grundlage.
2. Vorlagenwelt prüfen. Gibt es ein gepflegtes Corporate-Design-Template? Wenn nicht, ist das eine Vorinvestition. KI-Tools liefern auf einer guten Vorlage gute Ergebnisse, auf einer schlechten chaotische.
3. Pilotgruppe definieren. Wählen Sie fünf bis zehn Mitarbeitende, die regelmäßig präsentieren, und geben Sie ihnen drei Monate Zeit mit einem konkreten Tool. Sammeln Sie Erfahrungen, bevor Sie unternehmensweit ausrollen.

Was nicht funktioniert: Lizenzen für alle, ohne Begleitung. Die meisten Mitarbeitenden nutzen die KI-Funktionen dann nicht oder schlecht. Eine kurze Schulung mit konkreten Anwendungsbeispielen aus dem eigenen Haus hebt die tatsächliche Nutzung um Faktor zwei bis drei.

Sie wollen Präsentationen in Ihrem Unternehmen effizienter und konsistenter machen? Unverbindlich anfragen — wir schauen gemeinsam auf Volumen, Vorlagen, Tool-Auswahl und die sinnvolle Begleitung der Mitarbeitenden.