Copilot-Schulung für Microsoft 365: Übungen je App und Lizenz.

Eine Copilot-Schulung sollte keine Funktionen vorführen, sondern je App die Aufgaben üben, die im Arbeitsalltag wirklich anfallen: E-Mails sortieren und beantworten in Outlook, Entwürfe in Word, Auswertungen in Excel, Präsentationen in PowerPoint und Besprechungsnotizen in Teams. Vorher muss die Lizenzfrage geklärt sein, denn Microsoft Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten, den vollen Umfang von Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Teams mit breitem Zugriff auf Firmendaten dagegen nur mit Copilot-Lizenz. Stand Oktober 2026 kommen Funktionen hinzu, die eigene Übungen verlangen: Copilot Cowork erledigt mehrstufige Aufgaben nach Freigabe, Outlook räumt den Posteingang per Anweisung auf, PowerPoint kennt eigene Skills, und „Switch Model“ zeigt die Antwort eines anderen KI-Modells. Dieser Artikel gliedert eine Copilot-Schulung nach App, trennt sauber, was ohne Lizenz geht, und zeigt, wo Freigaben und nutzungsabhängige Kosten über Copilot Credits ins Spiel kommen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Steuerstand zum unten angegebenen Datum allgemein wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.

Was sollte eine Copilot-Schulung abdecken?

Eine Copilot-Schulung, oft auch Copilot-Training oder Copilot-Workshop genannt, hat drei Ziele. Die Teilnehmenden sollen wissen, welche Copilot-Variante sie selbst haben. Sie sollen ihre häufigsten Aufgaben in den einzelnen Apps mit Copilot schneller erledigen. Und sie sollen Ergebnisse prüfen, bevor sie damit weiterarbeiten. Allgemeine Prompt-Tipps helfen wenig, solange niemand weiß, warum Copilot in Word anders reagiert als im Browser.

Praktikabel ist eine Gliederung in fünf Blöcke:

• Orientierung: Copilot Chat, Copilot-Lizenz, Agenten und Cowork auseinanderhalten und im eigenen Konto nachsehen, welche Variante angezeigt wird.
• Grundtechnik: Aufgaben mit Ziel, Kontext, Quelle und gewünschtem Format beschreiben. Ein Prompt ist die Anweisung an Copilot; je gezielter er Dateien und Personen nennt, desto brauchbarer das Ergebnis.
• App-Übungen: je App zwei bis drei echte Aufgaben aus dem Alltag der Gruppe.
• Prüfen und Freigeben: Quellen öffnen, Änderungen nachvollziehen, Bestätigungen bewusst erteilen.
• Regeln: welche Daten erlaubt sind, was die interne KI-Richtlinie sagt und wer bei Fragen hilft.

Je ähnlicher die Aufgaben einer Gruppe, desto besser funktioniert der Übungsteil. Vertrieb und Assistenz üben andere Outlook- und PowerPoint-Fälle als ein Controlling, das fast nur in Excel arbeitet. Der rechtliche Rahmen ist überschaubar: Art. 4 der KI-Verordnung verlangt seit dem Digital-Omnibus (VO (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27.07.2026), dass Unternehmen die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten unterstützen. Ein bestimmtes Niveau, Format oder Zertifikat ist laut EU-Kommission nicht vorgeschrieben; Unternehmen können ein internes Verzeichnis ihrer Schulungen führen. Eine Copilot-Schulung ist dafür ein naheliegender Baustein.

Copilot Chat oder Copilot-Lizenz: Was geht ohne Aufpreis?

In der aktuellen Microsoft-Dokumentation heißt das lizenzierte Produkt Microsoft Copilot und die kostenlose Variante Microsoft Copilot Chat; in Apps, Admin Center, Lizenzlisten und Lernunterlagen stehen die älteren Namen mit „Microsoft 365“ noch daneben. Für die Schulung zählt der Unterschied dahinter.

Copilot Chat ist laut Microsoft in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten. Er arbeitet in erster Linie webgestützt: Er recherchiert im Web, schreibt und überarbeitet Texte, analysiert hochgeladene Dateien und erzeugt Bilder. In Outlook greift Copilot Chat auch ohne Lizenz auf Posteingang, Kalender, Besprechungen und Chats zu, allerdings mit begrenztem Umfang. Agenten, die die eigene Organisation baut, lassen sich nutzen, werden aber nach Verbrauch abgerechnet. Außerdem gilt für Copilot Chat nur ein Standardzugang: Bei hoher Auslastung können Funktionen zeitweise eingeschränkt sein.

Die Copilot-Lizenz ergänzt die breite Suche über E-Mails, Besprechungen, Chats, Dokumente und Sites, auf die der Nutzer Zugriff hat, außerdem Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Teams sowie vorgefertigte Agenten wie Researcher und Analyst. Laut Microsoft-Preisseite (abgerufen am 22.10.2026) kostet das Add-on Copilot Business regulär 21 USD pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung und 25,20 USD bei monatlicher Zahlung. Bestandskunden mit berechtigtem Business-Plan zahlen bei Abschluss zwischen 01.07. und 31.12.2026 im ersten Jahr 18 USD. Euro-Preise weichen ab und gehören ins eigene Angebot.

In Word, Excel, PowerPoint und OneNote zeigt Microsoft an, welche Variante jemand nutzt: „Microsoft 365 Copilot (Premium)“ oder „(Pro)“ steht für die Lizenz mit vollem Umfang und bevorzugtem Zugang, „Microsoft 365 Copilot (Basic)“ für Copilot in diesen Apps ohne Lizenz mit Standardzugang, und „Copilot Chat (Basic)“ bedeutet, dass Copilot in diesen Apps gar nicht zur Verfügung steht. Was genau sichtbar ist, hängt zusätzlich von den Einstellungen im Tenant ab, also der Microsoft-365-Umgebung des Unternehmens. Deshalb vorher klären, wer welche Kennzeichnung sieht, und gemischte Gruppen so planen, dass niemand eine Stunde lang Übungen verfolgt, die er selbst nicht ausführen kann. Wer die Lizenzentscheidung noch vor sich hat, findet die Abwägung im Artikel Microsoft 365 Copilot in der Praxis.

Welche Übungen gehören in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams?

Die folgende Übersicht ist eine Vorlage für den Übungsteil. Sie ersetzt keinen Blick in den eigenen Tenant, denn Microsoft verteilt Funktionen je Plattform (Web, Windows, Mac, mobil) zeitversetzt. Die Spalte „Lizenz nötig?“ gibt den Stand der Microsoft-Dokumentation vom Oktober 2026 wieder.

Zwei Übungen lohnen sich in fast jeder Gruppe. In Excel verlinkt Copilot laut Release Notes vom 23.09.2026 in seiner Antwort auf neu angelegte Blätter, Tabellen, Bereiche und Diagramme. Über die Funktion „Show Changes“ (so heißt sie in der englischen Oberfläche) auf der Registerkarte für die Überprüfung ist gekennzeichnet, welche Änderungen von Copilot stammen. Damit lässt sich ein typischer Fehler gezielt üben: Ergebnisse übernehmen, ohne nachzusehen, was sich in der Tabelle verändert hat.

In Outlook kann Copilot E-Mails per Anweisung löschen, verschieben, kopieren, kategorisieren und Regeln anlegen, in den Windows-, Mac-, Web- und Mobilversionen. Ob diese Triage-Aktionen auch ohne Lizenz verfügbar sind, weisen die Release Notes nicht aus; das zeigt der Test im eigenen Tenant. Die Übung gehört in ein Testpostfach oder einen unkritischen Ordner. Für Teams gilt: Zusammenfassungen sind nur so gut wie das Transkript. Wer mit einer echten, aufgezeichneten Besprechung übt, klärt vorher, ob alle Beteiligten mit der Transkription einverstanden sind und was eine Betriebsvereinbarung dazu regelt.

Was ist neu in Copilot? Cowork, Notebooks und Switch Model.

Wer seine Copilot-Schulung vor dem Sommer 2026 konzipiert hat, sollte sie überarbeiten. Cowork ist seit Juni allgemein verfügbar, die Release Notes vom 23.09. und 06.10.2026 bringen weitere Funktionen, die nicht nur neue Schaltflächen sind, sondern neue Arbeitsweisen:

• Copilot Cowork: Statt einer einzelnen Anweisung beschreibt man ein Ergebnis. Cowork sammelt Kontext aus E-Mails, Besprechungen, Chats und Dateien und koordiniert mehrstufige Aktionen mit Freigabe des Nutzers, der dabei über den Fortschritt informiert bleibt. Cowork ist seit Juni 2026 für alle Microsoft-365-Copilot-Tenants allgemein verfügbar und wird nach Verbrauch abgerechnet. Details zum Produkt stehen im Artikel Microsoft Copilot Cowork.
• Copilot Notebooks: ein dauerhafter Arbeitsbereich für Chats, Ergebnisse und Referenzen, in der Copilot-App seit September 2026 mit neuem Design. Laut Microsoft-FAQ (Stand Juni 2026) genügt dafür Copilot Chat oder eine Copilot-Lizenz; zum Anlegen braucht das Konto zusätzlich OneDrive oder SharePoint.
• Switch Model: Über „Weitere Optionen“ am Ende einer Antwort stehen (zunächst im Web) „Try Again“ und „Switch Model“ bereit; Letzteres zeigt die Antwort eines anderen KI-Modells. Das eignet sich für die Übung „Wie stabil ist diese Antwort?“.
• Custom Skills in PowerPoint: eigene Befehle und Arbeitsabläufe, etwa für das Umsetzen von Folien in ein Hausformat. Die Funktion kam zuerst im Web (23.09.), dann unter Windows (06.10.).
• Meeting-Suche: Besprechungen lassen sich nach Themen und Stichworten finden; die Suche im Transkripttext erfasst die Besprechungen der letzten zwei Monate.
• Weitere Neuerungen: ein Chat mit dem Planner-Agenten, Copilot in Microsoft Forms für lizenzierte Business-Nutzer und „Vision“, das den geteilten Bildschirm und auf dem Handy im Sprachmodus das Kamerabild auswertet.

Cowork gehört nicht in den Einsteigerblock. Wer noch unsicher prüft, was Copilot in einem einzelnen Word-Dokument ändert, sollte nicht als Nächstes einen Agenten E-Mails im eigenen Namen versenden lassen. Sinnvoll ist eine Reihenfolge: zuerst Chat und App-Funktionen, dann Notebooks für Projektwissen, dann Cowork für ausgewählte Personen mit klar umrissenen Aufgaben.

Welche Modelle im Modellwähler erscheinen, entscheidet die IT. Ein Beispiel: Anthropic-Modelle (Claude) sind in EU, EFTA und Großbritannien laut Microsoft standardmäßig ausgeschaltet und derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Wer das in der Schulung zeigen will, klärt vorher mit Datenschutz und IT, ob diese Modelle freigegeben sind.

Freigaben, Copilot Credits und Grenzen von Copilot.

Copilot sieht nur, was der jeweilige Nutzer ohnehin sehen darf. Das klingt beruhigend und ist zugleich ein zentrales praktisches Risiko: Sind Ordner in SharePoint zu weit freigegeben, findet Copilot sie, fasst sie zusammen und zitiert daraus. Für Admins mit SharePoint Advanced Management gibt es seit Oktober 2026 einen eigenen Bericht zu Freigaben für die Gruppen „Everyone“ und „Everyone except external users“. Eine Prüfung der Berechtigungen gehört deshalb vor die Schulung, nicht danach.

Bestätigungen sind die zweite Baustelle. Cowork handelt nach Freigabe, Outlook fragt bei mehr als fünf E-Mails oder bei Regeländerungen nach. Eine Bestätigung ist aber nur so gut wie der Blick davor. Teilnehmende sollten üben, einen Vorschlag wirklich zu lesen: Welche Empfänger, welche Dateien, welche Ordner sind betroffen? Für Aktionen unterhalb dieser Schwelle nennt Microsoft keine Rückfrage; dort bleibt die Kontrolle beim Menschen.

Die Kosten sind die dritte. Cowork, Copilot Code, Autopilot und die Work-IQ-APIs laufen laut Preisseite über Copilot Credits, also nach Verbrauch zusätzlich zur Lizenz. Agenten der eigenen Organisation kosten auch für Nutzer von Copilot Chat Credits. Admins steuern Budgets und Limits im Microsoft 365 Admin Center. Übungsszenarien mit Cowork deshalb vorher mit der IT abstimmen und ein Limit festlegen, damit eine Gruppe von zehn Personen nicht unbemerkt Kosten erzeugt.

Dazu kommen die bekannten Grenzen jedes Sprachmodells:

• Copilot kann Fakten, Zahlen und Quellen erfinden (Halluzination), auch in Zusammenfassungen langer Verläufe.
• Excel-Auswertungen sind nur so gut wie die Datenbasis; uneinheitliche Tabellen führen zu falschen Ergebnissen.
• Funktionen erscheinen je Plattform zeitversetzt, Schulungsunterlagen veralten schnell.
• Copilot Chat hat nur einen Standardzugang; bei hoher Auslastung können Funktionen eingeschränkt sein.

Wie lässt sich die Copilot Academy sinnvoll einbinden?

Mit der Copilot Academy bietet Microsoft ein Selbstlernangebot in Viva Learning. Laut Microsoft-Dokumentation (aktualisiert am 18.08.2026) können alle Microsoft-365-Nutzer mit dem in Microsoft 365 enthaltenen Viva-Learning-Serviceplan darauf zugreifen; Admins können den Zugang auf Nutzer mit Copilot-Lizenz beschränken. Die Academy ist standardmäßig aktiviert und in acht Sprachen verfügbar, darunter Deutsch. Eigene, angepasste Fassungen mit unternehmenseigenen Lernpfaden setzen eine Viva-Learning- oder Viva-Suite-Lizenz voraus. Monatliche Hinweise in Teams erhalten nur lizenzierte Nutzer.

Die Academy deckt ab, was eine Präsenzschulung schlecht leisten kann: Grundbegriffe vorab, Wiederholung danach und Nachschlagen neuer Funktionen. Sie ersetzt nicht die Arbeit an eigenen Aufgaben, die Klärung interner Regeln und das Gespräch darüber, was im eigenen Team sinnvoll ist. Eine praktikable Kombination:

1. Vorher: ein bis zwei kurze Lernpfade als Vorbereitung, damit der Workshop nicht mit Bediengrundlagen beginnt.
2. Workshop: Übungen an eigenen Aufgaben je App, Regeln und Freigaben.
3. Nachher: Academy-Inhalte zu neuen Funktionen als Auffrischung, kombiniert mit einem kurzen Austausch im Team nach einigen Wochen, etwa sechs bis acht.

Bevor das Team den Link bekommt, sollte jemand prüfen, ob die Academy im eigenen Tenant sichtbar ist. Laut Microsoft brauchen Nutzer zusätzlich Zugriff auf die Inhaltsanbieter „AI and Copilot Resources“, „Microsoft 365 Training“ und „Microsoft Learn“.

So planen Sie die Copilot-Schulung.

Eine Copilot-Schulung lässt sich in fünf Schritten vorbereiten:

1. Lizenzlage erheben: Wer hat Copilot Chat, wer eine Copilot-Lizenz, ist Cowork freigeschaltet? Gruppen nach Lizenz und Aufgabe bilden.
2. Tenant prüfen: Welche Kennzeichnung erscheint in Word, Excel und PowerPoint, welche Modelle sind freigegeben, ist die Copilot Academy aktiv? Berechtigungen in SharePoint und OneDrive kontrollieren.
3. Aufgaben sammeln: Jede teilnehmende Person bringt zwei bis drei echte Aufgaben mit, möglichst ohne personenbezogene oder vertrauliche Daten. Alternativ vorbereitete Übungsdateien und ein Testpostfach nutzen.
4. Format wählen: Für den Einstieg genügt ein halber oder ganzer Tag mit bis zu zwölf Personen. Bei einer unternehmensweiten Einführung mit mehreren Gruppen, Regeln und Pilotanwendungen sind zwei bis drei Tage realistisch. Remote funktioniert, wenn alle im eigenen Konto üben.
5. Nachsorge festlegen: Ansprechpartner benennen, eine Prompt-Sammlung pflegen, Academy-Lernpfade verteilen und die Teilnahme in einem internen Verzeichnis festhalten.

Als KI-Trainer aus Stuttgart biete ich Copilot-Inhalte im KI-Impuls-Workshop an (halber oder ganzer Tag, bis zwölf Personen, vor Ort oder remote) und in der zwei- bis dreitägigen KI-Einführung für KMU. Selbstständige und Einzelpersonen können die Übungen im 1:1-Coaching mit 90 Minuten je Sitzung durchgehen. Mehr dazu auf der Seite KI-Schulungen.

Häufige Fragen.

Brauchen Mitarbeitende für eine Copilot-Schulung eine Copilot-Lizenz?

Nicht unbedingt. Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten und reicht für Übungen im Web-Chat, mit hochgeladenen Dateien und für Grundfunktionen in Outlook. Den vollen Umfang von Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Teams mit breitem Zugriff auf Firmendaten gibt es nur in den bezahlten Plänen. Ohne Lizenz bieten Word, Excel und PowerPoint je nach Tenant einen Basic-Zugang oder keinen Copilot. Gruppen sollten deshalb nach Lizenz gebildet werden.

Was lernt man in einer Microsoft 365 Copilot Schulung?

Eine gute Copilot-Schulung erklärt den Unterschied zwischen Copilot Chat, Copilot-Lizenz und Cowork, trainiert präzise Anweisungen und übt je App echte Aufgaben: Mail-Verläufe zusammenfassen in Outlook, Entwürfe in Word, Auswertungen in Excel, Präsentationen in PowerPoint und Besprechungsnotizen in Teams. Dazu kommen das Prüfen von Ergebnissen, Freigaben, Kosten über Copilot Credits und die internen Regeln für Daten.

Wie lange dauert eine Copilot-Schulung?

Für den Einstieg reicht in der Regel ein halber oder ganzer Tag mit bis zu zwölf Personen, wenn alle im eigenen Konto üben. Eine unternehmensweite Einführung mit mehreren Gruppen, internen Regeln und Pilotanwendungen braucht eher zwei bis drei Tage. Sinnvoll ist eine Nachbesprechung nach einigen Wochen, ergänzt durch Lernpfade aus der Copilot Academy.

Ist die Microsoft Copilot Academy kostenlos?

Laut Microsoft können alle Microsoft-365-Nutzer die Copilot Academy über den in Microsoft 365 enthaltenen Viva-Learning-Serviceplan nutzen, auch ohne Copilot-Lizenz; zusätzliche Lizenzkosten fallen dafür in der Regel nicht an. Sie ist standardmäßig aktiviert und auf Deutsch verfügbar. Admins können den Zugang auf Copilot-Lizenzierte beschränken. Eine Lizenz für Viva Learning oder die Viva Suite braucht nur, wer die Academy duplizieren und mit eigenen Lernpfaden anpassen will.

Kann Copilot in Outlook selbstständig E-Mails löschen?

Ja, laut Release Notes vom 23.09.2026 kann Copilot in Outlook E-Mails per Anweisung löschen, verschieben, kopieren, kategorisieren und Regeln anlegen. Laut Microsoft fragt Copilot nach, bevor es mehr als fünf E-Mails bearbeitet oder Posteingangsregeln ändert. Für kleinere Aktionen nennt Microsoft keine Rückfrage. In Schulungen sollte das zuerst in einem Testpostfach geübt werden.

Quellen und Stand.

• Microsoft 365 Copilot pricing (abgerufen 22.10.2026) — Microsoft
• Release notes for Microsoft 365 Copilot (23.09. und 06.10.2026) — Microsoft Learn
• Overview of Microsoft Copilot Chat — Microsoft Learn
• Microsoft Copilot Academy — Microsoft Learn
• Frequently asked questions about Microsoft 365 Copilot Notebooks — Microsoft Support
• What's new in Copilot Cowork — Microsoft Learn
• Anthropic models in Microsoft Online Services — Microsoft Learn
• AI Literacy – Questions & Answers (last update 20.10.2026) — Europäische Kommission
• AI Act – Regulatory framework on AI — Europäische Kommission

Stand: 22. Oktober 2026. Produkte, Funktionen und Preise ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter und Behörden.

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